10. Memelihara dan Merawat Arsip

 

1. Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Arsip berisi informasi, baik informasi yang bersifat penting, sangat
penting, tidak terlalu penting. Bahkan arsip juga banyak mengandung
kerahasiaan. Jika arsip-arsip yang disimpan mengalami kerusakan, itu
berarti bukan hanya fisik arsip yang rusak, tetapi jauh lebih penting
adalah kehilangan informasi yang sangat berharga yang terkandung
didalamnya.
Sehubungan dengan itu memelihara arsip bukan hanya sekedar
memelihara fisik arsip, tetapi sekaligus memelihara dan menjaga
informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu upaya yang
dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan pada arsip.
Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip, antara lain :
a. Mencegah terjadinya kerusakan arsip secara efektif dan efisien,
b. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas,
c. Memperkecil gangguan terhadap organisasi,
d. Mencegah terjadinya bencana,
e. Mencegah kerugian bagi pegawai dan masyarakat,
f. Melindungi hak milik organisasi dan perusahaan.
2. Jenis-Jenis Kerusakan pada Arsip
a. Faktor Biologis
 Jamur
- Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
- Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
- Kertas menjadi coklat, kuning, bintik-bintik coklat (foxing)
- Perekat kertas menjadi rusak
- Melengketkan antara kertas yang satu dengan kertas yang
lainnya
 Serangga
- Serangga sering diketemukan di berbagai tempat yang gelap
- Membuat sarang diantara tumpukan arsip, rak dan tempat
lainnya
- Merusak jilidan buku
- Merusak kertas, foto, label
- Jenis serangga contohnya rayap, ngengat, kutu buku
b. Faktor Fisik
 Cahaya
- Penyebabnya sinar ultraviolet
- Merusak kertas, tekstil dan lukisan
- Kertas menjadi luntur dan lemah
 Panas
- Panas yang tinggi membuat kertas menjadi kering, getas
(mudah patah) dan rapuh
Air
- Uap air menyebabkan kertas menjadi lembab dan basah,
sehingga mendorong tumbuhnya jamur yang dapat merusak
arsip
c. Faktor Kimiawi
 Zat-zat kimia yang ada di dalam ruang penyimpanan arsip dan
yang ada di arsipnya sendiri juga dapat menyebabkan kerusakan,
misalnya; pencemaran udara, debu, gas asidik, asam
 Kertas yang baik adalah yang mempunyai keasaman (PH) 7,
semakin rendah PH semakin banyak asamnya sehingga kertas
akan cepat rusak, tetapi sebaiknya juga tidak melebihi 7, karena
jika lebih dari 7 disebut alkalin
d. Faktor Bencana
Bencana alam ada yang memang datang dari alam seperti gempa
bumi, gunung meletus, banjir dan juga ada karena perbuatan
manusia sendiri seperti kebakaran, ledakan, perang, kerusuhan dan
sebagainya

3. Kegiatan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
a. Pemeliharaan dan perawatan ruang penyimpanan arsip dari
ancaman kebakaran, kebanjiran, pencurian, sabotase maupun dari
macam ancaman kerusakan yang dapat mengakibatkan hilangnya
arsip.
b. Pemeliharaan dan perawatan yang berhubungan dengan fisik arsip,
antara lain :
1. Memencarkan salinan arsip,
Jika salah satu arsip terkena musibah (contoh : kebakaran)
maka masih ada arsip tembusannya di tempat lain.
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan,
Untuk surat masuk yang bernilai penting, arsip dapat dilakukan
duplikasi untuk perlindungan.
3. Melakukan fumigasi
Yaitu kegiatan pemeliharaan arsip dari berbagai kerusakan
yang bersifat kimia dan biologis.
4. Melakukan deasidifikasi
Yaitu cara untuk menetralkan asam yang merusak kertas
dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi
kertas dari pengarush asam dari luar.
5. Pemasangan alat detector
6. Menyimpannya pada ruang khusus
7. Pengecekan arsip secara periodik
8. Melatih petugas arsip mengenai pemeliharaan dan perawatan
arsip
9. Menyimpannya pada ruang khusus,
10. Pengamanan sepanjang waktu.

Sumber: Guru Pembelajar