1. Dasar Berkomunikasi Lisan yang Efektif Dasar komunikasi lisan adalah berbicara dan mendengar sebagai komunikan atau sebaliknya, pendengar bisa menjadi pembicara dan pembicara bisa menjadi pendengar. Tujuan berbicara adalah agar pendengar mengerti dan yakin tentang apa yang diucapkan, kemudian dapat memberi tanggapan sehingga pembicaraan dapat lebih hidup
2. Teknik Berbicara yang Efektif Untuk dapat berbicara dengan efektif, ada beberapa teknik berbicara yang harus diperhatikan dan diterapkan dalam berkomunikasi, yaitu:
a. Teknik Pembukaan Pembicaraan
1) Teknik menggunakan data Teknik memulai suatu pembicaraan hendaknya berdasarkan data yang konkrit (nyata) atau jelas sumber datanya.
2) Teknik anekdot Teknik ini adalah membuka pembicaraan dengan menggunakan kata-kata yang lucu sehingga dapat membangkitkan gairah hadirin untuk mendengarkannya.
3) Teknik mengajukan pertanyaan Memulai suatu pembicaraan dapat juga dilakukan dengan teknik mengajukan pertanyaan agar dapat membangkitkan minat pendengar.
4) Teknik mengemukakan kejadian yang aneh.
Teknik ini hampir sama dengan teknik anekdot
5) Teknik memulai dengan menyatakan keistimewaan tempat atau keistimewaan suatu kejadian
b. Teknik Pola Penyaji
1) Pola waktu (time order), maksudnya suatu pembicaraan menggunakan urutan waktu.
2) Pola Tempat, maksudnya adalah suatu penyajian yang urutannya menggunakan aturan tempat
3) Pola topik (topik order), maksudnya dalam penyajian suatu topik, kemukakan dahulu pendahuluannya, selanjutnya baru mengemukakan bagian-bagian isinya
c. Gaya Berbicara Gaya berbicara adalah cara penampilan diri dalam berbicara. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam gaya berbicara di depan publik meliputi:
1) Pakaian,
2) Sikap badan dan cara berdiri,
3) Pandangan mata pembicara,
4) Sikap jiwa pemberani,
5) Air muka dan tangan,
6) Suara,
7) Tulisan
3. Berkomunikasi Melalui Telepon Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga):
a. Hubungan antar bagian (intern),
b. Hubungan lokal (setempat),
c. Hubungan interlokal,
d. Hubungan internasional (overseas call)
4. Keterampilan mendengarkan dan memahami informasi yang diterima Berikut ini adalah teknik keterampilan mendengarkan dan memahami informasi yang diterima melalui telepon:
a. Teknik mengangkat Telepon
b. Menyiapkan buku catatan
c. Memberi salam kepada si penelpon
d. Membuka Pembicaraan
e. Hubungkan segera penelepon dengan yang dicari
f. Menciptakan kesan yang baik
5. Langkah-langkah dalam menerima telepon adalah :
a. Langkah-langkah menerima telepon dalam Bahasa Indonesia:
1) Telepon harus segera dijawab dan jangan dibiarkan berdering lebih dari 3 kali.
2) Angkat telepon dengan tangan yang bukan digunakan untuk menulis.
3) Tangan lainnya mengambil alat tulis dan block note.
4) Hindari mengawali jawaban dengan menggunakan kata ”Hallo”
5) Memberi salam dan menyebutkan nama/identitas perusahaan,
6) Dengarkan pembicaraan dari penelpon, bila penelpon minta bicara dengan atasan, maka akan ada beberapa kasus: Atasan Anda tidak bersedia menerima panggilan telepon karena ada tamu penting.
Mintalah identitas kepada si penelepon (nama dan perusahaan). Mintalah waktu kepada si penelepon bahwa anda akan menguhubungi atasan.
Apabila atasan tidak bersedia menerima maka katakan secara diplomatis pada si penelepon, bahwa atasan anda sedang keluar atau lainnya, seperti contoh “ Maaf Bapak/Ibu….sedang keluar ruangan atau sedang on line atau sedang menerima tamu penting.
Bila atasan Anda tidak ada ditempat Maka katakan bahwa atasan tidak ada ditempat, contoh ”Maaf, Bapak/Ibu........sedang mengadakan perjalanan dinas ke Bandung selama 3 hari dan baru kembali lusa. Apakah ada pesan yang ingin ditinggalkan?”
b. Langkah-langkah menerima telepon dalam Bahasa Inggris: Pada dasarnya langkah-langkah menerima telepon dalam Bahasa Inggris sama dengan Bahasa Indonesia, yakni penerimaan telepon dilakukan secara ramah dan jelas. Perbedaannya hanya terletak pada mengucapan kata-kata dalam Bahasa Inggris saja. Permasalahan yang sering dihadapi dalam menangani telepon biasanya Pimpinan sedang tidak ditempat. pimpinan sedang sibuk, atau pimpinan tidak berkenan menerima telepon dengan alasan tertentu. Berikut ini contoh dialog dalam Bahasa Inggris ketika menangani telepon jika pimpinan sedang rapat :
Receptionist : “ Digital Electronics. Good afternoon.”
Caller : “ Can I speak to Mr. Burton, please?”
Receptionist : “ I’m sorry, Mr. Button is in a meeting now. Can I take a message?”
Caller : “ No, it’s all right. What time will he be free?”
Receptionist : “ At 3 o’clock.”
Caller : “Could You tell him I called – it’s Mr. Ress from Electronic City Company.
Receptionist : “Certainly”.
Caller : “Thank You very much. Goodbye.
”Receptionist : “Goodbye”.
Berikut contoh dialog dalam Bahasa Inggris ketika menangani telepon jika pimpinan tidak ada di tempat:
Secretary : “ The Bank of Scotland. Good morning.”
Caller : “May I speak to Mr.Hansen, please?”
Secretary : “ I’m sorry Mr. Hansen is attending the ceminar in London now. Can I take a message?”
Caller : “Okay please tell him that Mr. Jack From Bank of Spain want to invite him for business meeting next week.”
Secretary : “ All right, I will tell your mesaage to Mr. Hansen. Any other message?”
Caller : “ No, Thanks.”
Secretary : “ Okay , thank you for calling Us. Good morning.”
Caller : “Good moning”.
Contoh Pengisian Lembar Pesan Telepon (LPT) dalam Bahasa Inggris:
c. Menutup pembicaraan Bila pembicaraan telah selesai, maka tanyakan pada si penelepon “Apakah masih ada yang perlu disampaikan lagi?”, bila ada maka pembicaraan penerimaan pesan masih dilanjutkan, tetapi bila tidak ada lagi maka ucapkan terima kasih dan salam setelah penelpon menutup pembicaraan.
6. Etiket Bertelepon Hal terpenting dalam etiket bertelepon adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat dan bersahabat. Dengan suara yang merdu di dengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita. Tidak salah jika kesan pertama dapat timbul dari cara pembicaraan di telepon. Dengan hanya mendengar orang luar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan bertelepon. Akan tetapi, kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan.
Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon adalah sebagai berikut:
a. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
b. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
c. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
d. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
e. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
f. Berbicara dengan dana memerintah.
g. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.
h. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
i. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar