Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik untuk pola sentralisasi
maupun desentraslisasi, terdapat 2 sistem, yaitu:
Sistem Buku Agenda
Sistem Kartu Kendali
1. Pengelolaan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda
a. Penerimaan Surat
Kegiatan penerimaan surat dapat dilakukan oleh satpam atau resepsionis
(receptionist). Tugas penerima surat ini adalah memastikan ketepatan
alamat surat masuk dan menandatangani bukti pengiriman surat dari
petugas pos atau kurir. Selanjutnya surat diberikan kepada bagian
penyortiran di tata usaha/administrasi.
b. Penyortiran Surat
Selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat
itu untuk perorangaan atau urusan pribadi maka surat dapat diberikan
langsung kepada orang yang dituju, tetapi jika surat tersebut merupakan
surat dinas maka surat tersebut dilanjutkan kepada proses pencatatan.
c. Pencatatan Surat
Pada bagian pencatatan, petugas dapat membuka dan membaca surat
untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa,
penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan
membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Selanjutnya surat
dicatat ke dalam buku agenda.
Ada 2 macam buku agenda yang dipergunakan :
1) Buku Agenda Berpasangan
a) Buku Agenda Surat Masuk
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk
yang diterima.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar
b. Sebagai alat pelacak surat
c. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Kartu kendali hanya digunakan untuk pengelolaan surat masuk atau surat
keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya
biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa, begitu pula dengan surat
rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Yang termasuk dalam katagori surat penting adalah:
a. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya,
b. Surat tersebut mempunyai proses tindak lanjut yang segera harus
dilaksanakan,
c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam
surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau
unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah:
a. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan,
b. Surat tersebut tidak memerllukan proses tindak lanjut,
c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat
lain.
Kategori surat rahasia adalah :
a. Surat memiliki sampul lebih dari satu sampul surat,
b. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
Prosedur Pengelolaan Surat Penting Masuk dengan Sistem Kartu
Kendali
a. Penerimaan Surat
Tugas penerima surat adalah:
1. Menerima surat masuk dari perusahaan lain dan mendatangani surat
pengantarnya (buku ekspedisi) serta membubuhi cap tanggal,
2. Menyortir surat,
3. Menyerahkan surat kepada bagian pencatat surat
b. Pencatatan Surat
Tugas pencatat surat adalah :
1. Menilai surat yang diterima menjadi 3 kategori, yaitu surat penting,
biasa dan rahasia,
2. Untuk surat penting, surat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga,
3. Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskannya ke bagian pengarah surat
c. Pengarahan Surat
Petugas pengarah adalah pimpinan pada unit kearsipan (Misalnya :
Kepala Tata Usaha).
Tugas pengarah surat adalah :
1. Menerima surat yang telah dilampiri 3 lembar kartu kendali,
2. Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat
tersebut diteruskan,
3. Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali,
4. Mengambil kartu kendali lembar 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu
kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu
tahun dijilid,
5. Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 diteruskan kepada unit pengolah.
d. Penyampaian Surat kepada Unit Pengolah
Unit pengolah terdiri dari 3 bagian, yaitu :
1. Tata usaha unit pengolah, yang bertugas :
a. Menerima surat, kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai
bukti bahwa surat sudah diterima,
b. Kartu kendali 2 dikembalikan kepada pengarah untuk diteruskan
kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat
pada suratnya,
c. Melampirkan surat berikut lembar disposisi dan menyampaikan
kepada pimpinan unit pengolah,
d. Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan disposisi yang telah
diisi oleh pimpinan unit pengolah,
e. Menyimpan kartu kendali 3, dan meneruskan surat berikut
dengan disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada
pada disposisi,
f. Menerima surat kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah
selesai diproses, untuk kemudian disimpan,
g. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in aktif) maka
surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan
ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat di
simpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2. Pimpinan unit pengolah, yang bertugas :
a. Menerima surat, kartu kendali 3 dan disposisi dari TU unit
pengolah
b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk
c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan disposisi kepada
TU Unit Pengolah.
3. Pengolah/Pelaksana Surat, yang bertugas :
a. Menerima surat berikut lembar disposisi pimpinan,
b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi,
c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada TU Unit
pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e. Penyimpanan atau Penataan Arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah:
a. Menerima kartu kendali 2 yang telah di paraf TU unit pengolah dan
disimpan di kotak Kartu Kendali sebagai bukti bahwa surat sedang
diproses di unit pengolah,
b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3,
c. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Keterangan :
1. Petugas pos/kurir menyerahkan surat kepada penerima surat,
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk
dibaca dan dicatat dalam KK rangkap 3,
3. Pencatat surat menyerahkan surat beserta 3 lembar KK kepada
pengarah surat untuk diperiksa,
4. Pengarah surat memeriksa pengisian KK, menyimpan KK I
sebagai kartu kontrol dan menyerahkan surat beserta KK II dan KK
III kepada unit pengolah melalui TU unit pengolah/sekretaris,
5. TU unit pengolah/sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah
kemudian menyerahkan surat, KK III dan 2 lembar disposisi
kepada pimpinan. Jika sudah, KK III dan LD II disimpan, surat dan
LD I diserahkan kepada pelaksana sesuai dengan disposisi
pimpinan,
6. TU unit pengolah mengembalikan KK II kepada pengarah surat
untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip,
7. Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan
disposisi pimpinan, surat dan LD I dissserahkan kepada
TU/sekretaris untuk disimpan,
8. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in aktif, surat dan KK
III ditukar dengan KK II pada penata arsip.
Prosedur Pengelolaan Surat Biasa Masuk dengan Sistem Kartu
Kendali
Langkah-langkahnya adalah :
a. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak
baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap dua,
b. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit
pengolah bersama lembar pengantarnya,
c. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar biasa.
Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
Prosedur Pengelolaan Surat Rahasia Masuk dengan Sistem Kartu
Kendali
Langkah-langkahnya adalah :
a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan
kepada pencatat surat,
b. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar
pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada
pengarah,
c. Pengarah memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan
kepada pimpinan unit pengolah,
d. Pimpinan memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2,
e. Pimpinan menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar
pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah untuk diteruskan
kepada penata arsip
Konsep surat ini sering disebut dengan draft, namun seiring dengan
perkembangan teknologi informasi saat ini, hamper semua perusahaan
atau organisasi menggunakan teknologi komputer untuk melakukan
kegiatan pengonsepan surat, karena memudahkan untuk perbaikannya.
b. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep
tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan
memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu
diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari
pimpinan maka peimpinan akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.
c. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
selanjutnya dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Keluar untuk diregistrasi
atau didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai
dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku dikantor tersebut.
Contoh pencatatan surat ke dalam buku agenda surat keluar dapat dilihat
pada materi pencatatan surat pada pengelolaan surat masuk dengan
sistem buku agenda.
d. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk
diketik dengan rapi berikut dengan sampul suratnya.
e. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint
atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan. Apalagi jika
berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan
fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut,
sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Dan memberikan
parafnya dengan pensil sebagai tanda surat sudah sesuai dengan konsep.
f. Penandatanganan Surat
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang
atau yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan
tanda tangan di atas nama terangnya.
g. Pemberian Cap/Stempel Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya
diberi cap/stempel dinas sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak
ada cap/stempel dinas akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap
dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung
sedikit dari tandatangan tersebut
h. Melipat Surat
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan lipatan surat, sedangkan tembusannya atau lembar
ke-2 disimpan sebagai arsip.
i. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul
yang telah disiapkan.
j. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :
1. Melalui Kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar
langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat
kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si
penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan
buku ekspedisi ekstern,
2. Melalui Pos, yaitu surat diantar langsung ke kantor pos dan
diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi
ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim
melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di
tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi bahwa
pengiriman dilakukan melalui kotak surat,
3. Melalui Perusahaan Jasa Pengiriman
4. Melalui Internet /email
k. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan
tembusan atua lembar ke-2 disimpan sebagia arsip. Penyimpanan
dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya : sistem
abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, sistem wilayah.
1. Menerima surat asli beserta tembusannya, berikut 3 lembar
kartu kendali,
2. Membubuhkan stempel dinas pada surat,
3. Meneruskan kartu kendali 1 kepada bagian pengarah surat
untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control,
Mengembalikan kartu kendali 3 beserta surat tembusannya
kepada unit pengolah,
4. Meneruskan kartu kendali 2 kepada bagian penata arsip,
5. Memberika surat asli kepada bagian ekspedisi untuk dikirimkan
kepada alamat yang dituju.
d. Pengarah Surat
Tugas pengarah surat adalah menerima kartu kendali 1 dari bagian
pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali
sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.
e. Penata Arsip
Tugas penata arsip adalah menerima kartu kendali 2 dan
menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip
yang ada masih ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit
pengolah sudah menurun nilai gunanya, selanjutnya diserahkan
kepada penata arsip untuk disimpan, kartu kendali 2 ditukar dengan
kartu kendali 3.
b. Ekspeditor/Kurir
Tugas ekspeditor adalah menerima surat-surat yang akan dikirim
kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu
yang telah menjadi aturan di suatu kantor.
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar