1. Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting berkenaan administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Karena surat dinas dibuat oleh sesorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi pemerintah, maka surat dinas disebut juga surat jabatan. Disamping itu juga disebut surat resmi karena surat dinas itu dikeluarkan instansi resmi pemerintah.
Dalam penulisan surat dinas sangat terkait oleh adanya peraturan-peraturan pemerintah yang telah ditetapkan atau diputuskan oleh departemen masingmasing. Misalnya untuk Departemen Pendidikan dan Kebudayaan peraturan penulisan surat dinas telah ditetapkan dengan Permendikbud tahun 2013 nomor 06 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
a. Ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi empat jenis yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa.
1) Surat sangat rahasia
2) Surat rahasia
3) Surat terbatas
4) Surat biasa
b. Diitinjau dari derajat penyelesaiannya, surat dibedakan menjadi 4 jenis:
1) Surat sangat segera (kilat),
2) Surat segera,
3) Surat biasa,
4) Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya.
2. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut
a. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
c. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
3. Bagian-Bagian Surat
Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. Bagian-bagian surat tersebut meliputi hal-hal berikut.
a. Kepala surat
b. Nama tempat dan tanggal
c. Nomor d. Lampiran
e. Hal/perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembuka
h. Isi surat (tubuh)
i. Salam penutup
j. Tembusan
4. Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian surat (lay out). Masing-masing bagian surat ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk menunjukkan ciri khas dari niasing-masing bentuk surat. Pemakaian bentuk surat tertentu dalam setiap organisasi bergantung pada kebiasaan atau peraturan yang berlaku pada masing-masing organisasi.
Macam-macam bentuk surat:
1) Bentuk lurus penuh (full block style);
2) Bentuk lurus (block style);
3) Bentuk setengah lurus (semi block style);
4) Bentuk lekuk (indented style);
5) Bentuk alinea menggantung (hanging style);
6) Bentuk resrni (official style). (Lihat lampiran IV, V, VI, VII, VIII, dan IX)
5. Macam-macam Surat Dinas
Macam-macam surat dinas antara lain:
a. Nota dinas;
b. Memorandum (memo);
c. Surat pengantar;
d. Surat pengumuman
e. Surat edaran
f. Surat kuasa;
g. Surat panggilan;
h. Surat peringatan;
i. Surat tugas;
j. Surat perintah;
k. Surat instruksi;
l. Surat keputusan;
m. Surat rekomendasi;
n. Surat referensi;
o. Surat perjalanan dinas;
6. Susunan dan Cara Menulis Surat Dinas
Cara menulis surat dinas adalah sebagai berikut:
a. Bagian kepala surat
1) Pada kepala surat dicantumkan lambang dari instansi yang bersangkutan.
2) Nama instansi dicetak pada baris pertama, unit organisasi dicetak pada baris kedua, dan unit pelaksana dicetak pada baris ketiga masingmasing dicetak dengan huruf kapital.
3) Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai nama jalan, nomor, kecamatan, kabupaten/kota madya, provinsi, kode pos, telepon, teleks dan faksimili sesuai dengan keadaan.
4) Kepala surat dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal.
b. Bagian pembuka surat
1) Nomor surat dinas; nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat.
2) Lampiran surat dinas; Kata lampiran tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.
3) Hal surat dinas; kata hal diketik berjarak 1,5 spasi di bawah dan sejajar dengan nomor.
4) Penanggalan surat; penanggalan surat dinas diketik pada sebelah kanan dimulai dari tengah, sebaris dengan nomor surat. Penanggalan surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.
5) Alamat yang dituju; penulisan alamat didahului kata Yang Terhormat, diikuti dengan nama jabatan atau nama orang yang dituju dan alamat lengkap. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak boleh didahului kata depan.
c. Isi surat dinas
1) Alinea pembuka; merupakan kalimat pembuka surat dinas, ditulis singkat dan jelas. Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik sejajar dengan nama tempat yang dituju.
2) Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas; isi surat dinas diketik diketik berjarak 1,5 spasi.
3) Alinea penutup; Kalimat alinea penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat surat dinas.
d. Penutup surat dinas
1) Nama jabatan penanda tangan, penulis nama jabatan penanda tangan diketik di bagian bawah.
2) Nama pejabat penanda tangan, penulisan nama pejabat penananda tangan diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit tanda kurung serta tanpa garis bawah.
3) Tanda tangan, penulisan tanda tangan pendanda tangan surat dinas dibubuhkan diantara nama jabatan dan nama pejabat
4) NIP (Nomor Induk Pegawai); penulisan NIP diketik dengan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.
5) Cap dinas atau cap jabatan, dibubuhkan denmgan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan penanda tangan surat.
6) Tembusan surat dinas, penulisannya tembusan diikuti titik dua, tanpa garis bawah, diketik dengan huruf kapital pada awal kata. Pihak yang diberi tembusan diketik berjarak 1,5 spasi, apabila yang diberi tembusan lebih dari satu didahului dengan angka Arab.
7. Membuat Nota Dinas
Nota dinas ialah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. Surat ini hanya berlaku secara intern, artinya hanya digunakan di lingkup kantor sendiri. Sedangkan sifatnya sementara. (Bentuk dan bagian-bagian Nota Dinas Terlampir XI)
8. Membuat Memorandum (Memo)
Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal lain. Penulisannya dapat juga ditik atau ditulis tangan. (Bentuk dan bagian-bagian Memorandum Terlampir XII)
9. Membuat Undangan Dinas
Surat undangan dinas adalah surat undangan yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan dengan maksud membicarakan masalahmasalah yang ada hubungannya dengan soal kedinasan. Surat undangan ini sama dengan surat permohonan, sifatnya mengharap kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu, ditempat dan waktu tertentu pula. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Undangan Terlampir XIII)
10. Surat Edaran
Perkataan “edaran” berasal dari kata “edar” yang berarti berputar atau berkisar. Penambahan akhiran “-an” pada kata dasar sehingga menjadi kata “edaran.” Penambahan satu kata dasar surat menjadi surat edaran bermakna surat yang diedarkan atau surat yang perlu disampaikan kepada berbagai pihak, dengan cara diedarkan. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Edaran Terlampir XIV)
11. Surat Perintah
Dalam kamus bahasa Indonesia terdapat perkataan “perintah” yang mempunyai arti antara lain sebagai berikut:
a. Perkataan yang bermaksud menyuruh melakukan sesuatu : sesuatu yang harus dilakukan.
b. Aba-aba, komando.
c. Aturan dari pihak atasan yang harus dilakukan. Kemudian dari itu perkataan perintah memiliki kata turunan seperti memerintah, memerintahi, memerintahkan sebagai kata kerja; ada pula kata turunan dari perintah yang berbentuk kata benda, yaitu pemerintah.
Apabila perkataan “perintah” dirangkaikan dengan perkataan “surat” rangkaian ini membentuk kata majemuk “surat perintah” yang mengandung makna bahwa surat itu berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. Kadang-kadang surat perintah berisi pula sarana yang diperlukan untuk menyelesaikannya. (Bentuk dan Bagianbagian Surat Perintah Terlampir XV)
12. Surat Instruksi
Dalam kamus bahasa Inggris terdapat perkataan “instruct” yang berarti memerintah. Dari perkataan instruct terbentuk kata benda instruction yang berarti perintah. Apabila membuka kamus bahasa Indonesia akan dijumpai perkataan instruksi yang berarti perintah atau aturan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam jawatan negeri dan sebagainya. Menginstruksikan berarti memerintahkan atau mengajarkan. Dengan perkataan lain, perkataan instruksi mengandung arti perintah dan juga pelajaran atau petunjuk pelaksanaan. Jadi surat instruksi atau instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Instruksi Terlampir XVI)
13. Surat Tugas
Perkataan “tugas“ sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian yakni kewajiban, suruhan/perintah dan fungsi. Apa pengertian surat tugas? Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Tugas Terlampir XVII)
14. Surat Perjalanan Dinas
Surat perjalanan dinas berguna sebagai pelengkap keterangan bagi si pemilik agar dalam melaksanakan tugas dinas dapat berjalan dengan efesien sesuai dengan jadwal waktu tersedia. Surat perjalanan dinas memuat keterangan tentang penugasan seseorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Perjalanan Dinas Terlampir XVIII)
15. Surat Keputusan
Surat Keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan, sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan.
Mengambil keputusan merupakan masalah kepemimpinan yang amat penting karena menyangkut pilihan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Mengambil keputusan berarti memilih dengan pertimbangan masak satu di antara berbagai alternatif dan kemudian melaksanakannya. Dengan kata lain, mengambil keputusan adalah memillih apa yang akan dilakukan dan bagaimana bertindak melaksanakan pilihan alternatif tersebut setelah melalui pertimbangan masak. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Keputusan Terlampir XIX)
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar