1. Pengertian Arsip Elektronik
Menurut Hendi Haryadi, arsip elektronik adalah kumpulan data yang
disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik
atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi,
kemudian disimpan dalam hard drive atau optical drive.
Atau dengan kata lain bahwa komputerisasi kearsipan adalah kegiatan
dalam mengelola arsip dengan menggunakan media komputer (termasuk
internet).
2. Keuntungan dan kerugian penggunaan arsip elektronik
Keuntungan yang dapat dirasakan dari penggunaan arsip elektronik,
antara lain :
a. Cepat ditemukan
Karena menggunakan media komputer, maka pencarian arsip dapat
dilakukan tanpa harus berpindah tempat, bisa langsung dilakukan
dilakukan di meja kerja.
b. Lebih fleksibel
Modifikasi lebih mudah dilakukan jika memang dibutuhkan.
c. Pencarian lebih mudah
Dalam mencari file, hanya dengan berdasarkan kata kunci atau
nama file, akan dapat ditemukan secara penuh (full text) melalui
fasilitas search.
d. Kemungkinan file hilang kecil
Dengan komputerisasi arsip, maka file hilang lebih kecil
kemungkinannya. Hal ini dikarenakan arsip dimungkinkan tidak
dapat diubah, dan biasanya juga disertai dengan adanya prosedur
back up data sehingga apabila arsip yang satu hilang, maka ada
penggantinya.
e. Hemat tempat
Dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks ± 7000 lembar (1 lembar
setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau ± 700 lembar foto (1
lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG). Ini bisa menghemat
tempat, karena berarti tidak perlu menyediakan filing cabinet atau
ruang khusus untuk menyimpan arsip manualnya.
f. Mengarsip secara digital
Dengan menyimpan arsip kertas dalam bentuk digital, maka
kemungkinan arsip rusak dapat dihindari. Arsip dalam bentuk kertas
lebih rentan rusak dibandingkan dengan arsip digital.
g. Transfer dokumen lebih mudah
Dengan adanya akses internet, maka proses berbagi
dokumen/transfer dapat dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.
h. Meningkatkan keamanan
Karena tidak semua orang tidak diperbolehkan mengakses data di
komputer, sehingga keamanan akan lebih terjaga.
i. Mudah dalam recovery data
Dengan adanya back up data juga bisa memudahkan dalam
memulihkan kembali data yang hilang, rusak atau terkan virus.
Bandingkan dengan arsip dalam bentuk kertas, apabila rusak,
terkena banjir, kebakaran apalagi itu arsip yang asli, maka akan sulit
untuk dipulihkan.
Disamping beberapa manfaat di atas, ada beberapa hal negatif/kerugian
yang juga perlu menjadi bahan pertimbangkan bagi organisasi, antara
lain :
a. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat dimanipulasi
oleh para hacker dalam hal menciptakan, menyimpan, memodifikasi
atau menghapus dalam segala cara,
b. Ketersediaan jaringan internet yang terbatas, dapat menjadi suatu
gangguan atau hambatan dalam pelaksanaan pekerjaan,
c. Serangan virus yang setiap saat bisa menyerang.
b. Komponen Arsip Elektronik
Ada beberapa komponen yang harus diperhatikan sebelum
menggunakan arsip elektronik, diantaranya :
a Memindahkan Dokumen
Metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem
komputerisasi dokumen, diantaranya :
1. Scanning
2. Conversion
3. Importing
b Menyimpan Dokumen
Sistem dokumen harus mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen dan mampu bertahan dalam jangka
waktu yang lama.
c Mengindeks Dokumen
Diperlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar pengguna
lebih mudah memahami.
Ada beberapa metode dalam mengelolanya, antara lain :
1. Indeks fields
2. Full text indexing
3. Folder atau file structure
d Mengontrol Akses
Jika di kantor menggunakan komputer yang terhubung dengan LAN,
maka hampir semua pegawai dapat membaca dokumen. Untuk itu
diperlukan suatu cara dimana tidak semua orang bisa mengakses
data dengan mempertimbangkan kerahasiaan dan keamanan arsip.
Misalnya dengan menggunakan password tertentu.
e Kebijakan Prosedur
Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam suatu
organisasi agar berjalan sesuai rencana, harus dibuat suatu
kebijakan, peraturan, standar dan prosedur, seperti metode scan
yang digunakan, prosedur penghapusan, penyimpanan dan
sebagainya.
f Diklat Pegawai
Ada sosialisasi kepada seluruh pegawai agar pegawai memahami
tentang adanya arsip elektronik.
g Ketersediaan Arsip
Arsip harus dapat dibaca dalam bentuk print out atau gambar pada
layar monitor dan dapat diakses oleh orang tertentu yang memang
mempunyai otoritas.
h Audit Trail
Arsip yang disimpan harus dapat dipertanggungjawabkan, apa,
siapa, kapan dan mengapa arsip tersebut disimpan pun harus dapat
dijelaskan termasuk siapa yang membuat arsip, siapa penerima,
isinya apa, tanggal revisi dan sebagainya harus dapat dijelaskan.
i Retensi
Harus ada Buku Pedoman Manajemen Arsip Elektronis suatu
organisasi.
j Pembaruan Media atau Transfer
Ada 3 komponen untuk hal ini, yaitu:
1. Pembaruan media (renewal)
Yaitu mengcopy arsip dari satu jenis media ke media yang sama.
Contoh : arsip dari CD yang dicopy ke arsip yang lain dengan
kapasitas yang sama
2. Mengcopy media (copying)
Adalah mengubah format arsip dari satu media ke media yang
lain.
Contoh : mengcopy arsip dari CD ke DVD yang kapasitasnya 7
kali lipat
3. Mentransfer Arsip (transfer)
Mengubah format arsip
Contoh : dari format Ms. word ke format pdf.
k Disposal (Pemusnahan Arsip)
Prosedur ini harus dijalankan dengan konsisten yang dapat
dilakukan dengan memindahkan ke media lain atau
menghapuskannya sama sekali.
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar