Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di
kantor-kantor baik pemerintah maupun swasta, yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
2. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
3. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
4. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
5. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
6. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Yaitu sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan
nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut
disusun berdasarkan urutan abjad.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem abjad adalah :
a. Memeriksa surat/berkas,
Yaitu kegiatan memeriksa terlebih dahulu surat/arsip yang akan disimpan,
apakah sudah selesai penggunaannya. Jika sudah boleh disimpan maka
surat diberi tanda “file” yang berarti surat sudah boleh diarsipkan.
b. Mengindeks surat/berkas
Langkah selanjutnya adalah menetapkan indeks untuk penyimpanan
surat. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim surat,
sedangkan untuk surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuannya.
c. Mengkode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil dari 2
huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks.
d. Menyortir surat
Yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama
menjadi satu. Contohnya, kelompok surat yang berkode Ab dikumpulkan
menjadi satu sehingga memudahkan dalam menyimpan dan menghemat
waktu (tidak mondar-mandir)
e. Menempatkan surat/berkas
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip pada tempatnya sesuai dengan
dengan kode yang telah ditentukan.
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar