3. Menggunakan Anggaran

 

1. Prosedur Pencatatan Transaksi

Penggunaan dana sepenuhnya tanggungjawab lembaga yang kegiatannya mencakup pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang serta pelaporan keuangan, sehingga memudahkan proses pengawasan atas penggunaan dana, agar dapat melakukan pencatatan transaksi hal yang perlu di pahami adalah :

1. Pembukuan

Petunjuk Teknis Pelaksanaan Anggaran menjelaskan bahwa Pembukuan Bendahara adalah segala kegiatan pencatatan semua penerimaan dan pengeluaran berupa uang atau barang milik negara yang dilakukan oleh orang/badan yang ditunjuk untuk mengelola anggaran Departemen, dalam suatu pembukuan yang terdiri atas: Buku Kas Umum (BKU), Buku Bank, Buku Kas Harian, Buku Uang Muka Kerja, Buku Pajak, Buku Inventaris Barang dan Buku Pembantu lainnya.

Dalam Konsep akuntansi, pembukuan diartikan semua kegiatan pencatatan yang diarahkan pada hasil akhir yaitu pembuatan laporan keuangan (atau disebut dengan siklus akuntansi), yang dimulai dari penyiapan bukti-bukti transaksi, pencatatan ke dalam jurnal, posting ke dalam buku besar/buku besar pembantu dan pembuatan laporan keuangan.

Dalam Buku Standar Akuntansi Pemerintahan yang berlaku di Indonesia dinyatakan bahwa Basis Akuntansi yang digunakan dalam laporan keuangan pemerintah adalah Basis Kas untuk pengakuan pendapatan, belanja, transfer, dan pembiayaan; dan Basis Akrual untuk Aset, Kewajiban dan ekuitas dana.

1. Prosedur Pembukuan

Didasarkan pada pengertian pembukuan di atas maka Prosedur pembukuan bendahara meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pembuatan dokumen atau bukti-bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Pencatatan ke dalam jurnal (dalam hal ini ke dalam Buku Kas Umum dan Buku Pembantu) atas dasar bukti transaksi/dokumen.
3. Pencatatan (posting) ke dalam Buku Besar Umum.
4. Penyiapan Laporan Keuangan, dalam hal ini termasuk penyiapan Neraca, Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana (Arus Kas) serta catatan-catatan pendukung laporan keuangan seperti Register Penutupan Kas, Berita acara Pemeriksaan Kas dan lainlain.

Secara garis besar prosedur pembukuan bendahara digambarkan melalui sebuah bagan sebagai berikut :

Contoh Pencatatan ke dalam jurnal umum dengan bukti transaksi :

1. Faktur, Yaitu bukti transaksi jual beli produk dilakukan secara kredit. Bukti tersebut terdiri dari 2 macam yaitu Faktur Penjualan (Asli) dan Faktur Pembelian (Copy).

2. Nota Kontan, yaitu bukti transaksi jual beli produk dilakukan secara tunai (kontan). Bukti tersebut terdiri dari 2 macam yaitu Nota Penjualan (Asli) dan Nota Pembelian (Copy), Contoh Pencatatan Ke Jurnal.

3. Bukti Kas Masuk (BKM), Yaitu bukti transaksi pelunasan Piutang Dagang dilakukan secara tunai berarti jumlah Piutang Dagangnya sudah dilunasi. Contoh pencatatan ke dalam jurnal.

4. Bukti Kas Keluar (BKK), Yaitu bukti transaksi pelunasan Utang Dagang dilakukan secara tunai berarti jumlah Utang Dagangnya sudah dilunasi.

Kejadian itu dicatatnya pada Jurnal Penyesuaian, dan bentuk transaksinya dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Kesalahan pencatatan (Error) data keuangan yaitu bisa dicatat terlalu kecil dan bisa juga dicatat terlalu besar
2. Pencatatan terhadap Retur Pembelian artinya barang dagangan yang telah dibeli secara kredit karena tidak sesuai dengan pesanan maka barang tersebut dikembalikan (batal dibeli) kepada penjual. Hal ini akan mengakibatkan berkurangnya Utang Dagang bagi si Pembeli.
3. Pencatatan terhadap Retur Penjualan artinya barang dagangan yang telah dijual secara kredit karena tidak sesuai dengan pesanan maka barang tersebut diterima kembali (batal dijual) kepada pembeli. Hal ini akan mengakibatkan berkurangnya Piutang Dagang bagi si Penjual.
4. Pencatatan Beban Penyusutan atas aktiva tetap dan tidak termasuk pada akun Tanah.
5. Pencatatan transaksi Penghapusan Piutang terhadap pelanggan yang sulit ditagih.
6. Pencatatan PPN sebesar 10% dari harga pokok

 

2. Menyusun Anggaran Kas Transaksi Operasional

Anggaran Kas Masuk dan Kas Keluar dari Transaksi Operasional, Transaksi Finansial, Anggaran Kas Final dari contoh PT. FITROH Pamulang periode semester 2 tahun 2014 dapat digambarkan sebagai berikut :

Transaksi finansial untuk menyusun anggaran kas final sebagai berikut:

50. Estimasi saldo akhir juni 2014 adalah Rp. 50.000 (akhir bulan Juni menjadi awal bulan Juli).
51. Persediaan minimal kas ditetapkan Rp.25.000.
52. Untuk menutup defisit bulan juli dan agustus (lihat table budget penerimaan dan pengeluaran kas dari transaksi operasional di atas), diperlukan pinjaman uang dari bank.
53. Pinjaman tersebut diterima pada awal bulan dan pembayaran bunga dilakukan pada akhirbulan. Besarnya bunga adalah 24% per tahun.

Cara menghitung jumlah pinjaman yaitu sebagai berikut :

1. Saldo kas bulan juli Rp.50.000
2. Defisit bulan juli Rp.200.000
3. Persediaan minimal kas Rp.25.000
4. Suku bunga kredit 24% per tahun berarti 2% per bulan.
   

 

Perolehan persamaan kuadrat hasilnya sebesar 178.571 nilai tersebut dijadikan suatu acuan untuk mengambil kredit di bank jika dibulatkan ke atas menjadi Rp.180.000

Dalam contoh ini maka jumlah pinjaman efektifnya tidak boleh melebihi dari dari Rp. 180.000 .Sehingga diputuskan besarnya jumlah pinjaman bulan juli Rp.180.000 dan bulan agustus Rp.165.000. Sedangkan pembayaran kembali pinjaman tersebut dilakukan pada awal bulan oktober dan November masingmasing sebesar Rp 100.000 dan Rp. 245.000. Anggaran Kas Final dari Gabungan transaksi operasional dan transaksi finansial sebagai berikut

Menganalisis Administrasi Dana Kas Kecil

1. Hakekat Kas

Kecil Penerimaan maupun pengeluaran uang dapat dilakukan melalui bank /giro pos dan melalui kas (tunai). Transaksi yang jumlahya besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun untuk pengeluran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana itu disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relaif kecil disebut Kas Kecil atau (petty Cash). Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran yang dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil menipis atau dilakukan secara periodik

1. Menghitung Mutasi Dana Kas Kecil

Pengertian mutasi dana kas kecil, merupakan perubahan kas yang diakibatkan oleh adanya transaksi yang meliputi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil. Saldo awal dana kas kecil yaitu jumlah dana kas kecil sebelum perubahan kas yang diakibatkan oleh adanya transaksi yang meliputi penerimaan/pengeluaran dana kas kecil atau jumlah saldo kas kecil setelah diisi kembali. Apabila perusahaan mengelola kas kecil dengan mengunakan system dana tetap, maka jumlah saldo kas kecil akan selalu sama setiap periodenya. Namun apabila perusahaan mengelola kas kecil menggunakan sistem dana berfluktuasi (berubah). Maka saldo awal pembentukan kas kecil setiap periodenya tidak akan sama. Bukti transaksi yang menyebabkan terjadinya mutasi dana kas kecil berasal dari :

1. Buku jurnal kas kecil
2. Buku jurnal pengeluaran kas
3. Formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil
4. Formulir permintaan dan pengeluaran dana kas kecil
5. Formulir bukti pengeluaran kas kecil
6. Formulir laporan penggunaan dana kas kecil.

Setiap penggunaan dana kas kecil oleh pemakai kas kecil harus dapat dipertanggungjawabkan. Bukti yang digunakan oleh pemakai kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pengguna kas kecil diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, Bukti pengeluaran kas kecil inilah yang nantinya akan digunakan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil.

Perhitungan jumlah pemakaian dana kas kecil dan sisa dana kas kecil disesuaikan dengan pengeluaran transaksi dana kas kecil dengan menjumlahkan seluruh pengeluaran kemudian mengurangkannya pada saldo dana kas kecil, sehingga akhirnya didapat sisa dana Kas kecil. Apabila volume pekerjaan bertambah besar sehingga sulit untuk diselesaikan oleh satu orang maka perusahaan dapat mengambil tindakan sebagai berikut :

Khusus untuk pengeluaran dalam jumlah kecil diurus oleh seorang Kasir tersendiri yang disebut Kas Kecil (Petty Cash).

Terdapat dua metode dalam pembukuan Kas Kecil, yaitu :

1. Sistem Dana Tetap (Imperest fund system) Dalam metode ini Kas Kecil tidak mencatat pengeluaran, Saldo Kas Kecil berubah hanya apabila ada penambahan maupun pengurangan besarnya dana Kas Kecil.
2. Sistem Dana Berubah (Fluctuation fund system) Dalam metode ini setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam Kas Kecil selalu disertai dengan pencatatan.

Contoh: Toko “ESTHER” melakukan transaksi sebagai berikut selama bulan Mei 1980.

1. Pengertian Selisih Dana Kas Kecil

Adakalanya jumlah saldo kas kecil secara fisik dan bukti Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) yang telah dibayarkan kepada pemakai kas kecil tidak sama dengan jumlah saldo Bukti Pemakaian Kas Kecil (BPKK) yang diserahkan oleh pemakai kas kecil kepada pemegang kas kecil. Apabila perbedaannya material, maka penyebab tersebut harus diusut. Perbedaan antara jumlah saldo kas kecil yang telah dikeluarkan dengan bukti pemakaian, Kas kecil umumnya disebabkan oleh:

1) Kekeliruan sewaktu menukar uang

2) Kekeliruan sewaktu memberi pengembalian uang

3) Mengembalian uang lebih /kurang karena tidak ada uang kecil (recehan).

4) Jumlah yang diterima/ yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari seharusnya.

5) Adanya uang palsu.

Perbedaan tersebut akan mengakibatkan jumlah saldo kas kecil yang diisi kembali tidak sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil. Penyesuaian perbedaan tersebut umumnya dilaksanakan pada saat kas kecil diisi kembali (reimbursement). Pemegang dana kas kecil sebesar jumlah yang telah dibayarkan kepada pemakai kas kecil sesuai dengan permintaan pemakai kas kecil, sehingga saldo kas kecil akan sama seperti saldo kas kecil pada saat dibentuk atau sama dengan saldo kas kecil periode sebelumnya.

Contoh Soal:

15. AGUS membentuk dana kas kecil dengan menggunakan sistem dana tetap sebesar Rp. 15.000.000. Jumlah saldo kas kecil yang telah dikeluarkan pemegang kas kecil menurut Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) sebesar Rp. 13.500.000. Sedangkan jumlah saldo menurut Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)yang diterima pemegang Kaskecil sebesar Rp. 13.450.000. Pemegang kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sebesar Rp. 13.500.000 sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan kepada pemakai kas kecil agar saldo kas kecil agar tetap sama yaitu sebesar Rp. 15.000.000. Bagian jurnal akan mencatat pengisian kembali kas kecil dengan jurnal sebagai berikut :

1. Menganalisis Administrasi Kas Bank

Pada umumnya perusahaan yang mempunyai ruang lingkup berskala besar maka prosedur pengaturan terhadap akun bank ada pemisahan yaitu terdapat akun penerimaan dan akun pengeluaran. Tujuan pemisahan itu untuk memudahkan pengawasan terhadap kas dan mempermudah rekonsiliasi tiap bulannya. Umpamanya Bank Gelora yang khusus untuk mencatat transaksi penerimaan dan akun Bank Cinta mencatat transaksi pengeluaran. Selanjutnya jika saldo dana di Bank Cinta sudah menipis atau mencapai titik saldo minimum, maka PERUSAHAAN menstransfer dari Bank gelora ke Bank Cinta.

Akun kas yang digunakan untuk mencatat uang tunai dan kertas berharga yang berfungsi sebagai uang tunai yang dimiliki oleh perusahaan dapat diuraikan sebagai berikut:

Ciri-ciri kertas berharga yang dapat dipandang sebagai Kas :

1. Tidak mempunyai tanggal jatuh tempo
2. Dalam pertukaran berlaku sebesar nilai nominalnya
3. Diterima oleh Bank sebagai deposito sebesar nilai nominal

Meskipun dapat dipisahkan antara uang dalam Kas Perusahaan dengan uang di Bank, tetapi umumnya perkiraan Kas meliputi uang dalam Kas (Perusahaan) dan uang di Bank.

Bagi Perusahaan yang menyimpan uangnya di Bank, maka sebaiknya secara berkala (umpama bulanan), Bank mengirim laporan tentang saldo uang tersebut ke Perusahaan. Pada prinsipnya Saldo uang menurut laporan Bank tersebut akan selalu sama dengan Saldo uang menurut buku Kas Perusahaan. Namun demikian ada beberapa factor yang dapat menimbulkan perbedaan antara Saldo menurut laporan Bank dengan Saldo menurut buku Perusahaan. Faktor-faktor tersebut ialah:

1. Transaksi-transaksi yang telah dicatat oleh Perusahaan tetapi belum dicatat (diketahui) oleh Bank, antara lain :
2. Simpanan dalam proses (Deposit in transit), yaitu : Simpanan yang dilakukan oleh Perusahaan tetapi oleh Bank belum dicatat auatu dibukukan, sehingga tidak tercantum di dalam laporan Bank 2. Cek dalam peredaran (out standing checks), yaitu : cek yang telah dikeluarkan oleh Perusahaan, tetapi oleh pemegang belum diuangkan ke bank, sehingga pengeluaran tersebut belum dicatat oleh Bank
3. Transaksi-transaksi yang telah dicatat oleh Bank tetapi belum dicatat oleh Perusahaan :
4. Adanya uang hasil inkaso Bank (piutang/wesel tagih)
5. Cek tidak cukup dana (cek kosong), yaitu cek yang diterima Perusahaan kemudian didepositokan ke Bank, akan tetapi dikembalikan ke Bank karena tidak cukup dana (not sufficient fund)
6. Cek di tempat (counter check) yaitu pengambilan uang dari Bank dengan tidak mempergunakan buku cek, melainkan dengan formulir khusus di Bank
7. Ongkos jasa Bank, yaitu biaya yang dibebankan oleh Bank kepada Perusahaan (Biaya administrasi, ongkos tagih, dan lainlain) : Bank Service Chargers
8. Jasa giro, yaitu bunga yang diberikan Bank kepada Perusahaan atas Saldo rekeningnya
9. Kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh Perusahaan

Faktor penyebab antara Saldo menurut pembukuan Perusahaan dengan Saldo menurut laporan Bank yang disebut diatas dapat disimpulkan sebagai berikut :

Berdasarkan keterangan-keterangan tersebut di atas, maka apabila Perusahaan menerima laporan dari Bank untuk mengetahui Saldo Bank yang sebenarnya harus disusun Rekonsiliasi Bank (Bank reconciliation).

Ada beberapa cara membuat rekonsiliasi Bank, yaitu :

1. Memperbaiki baik saldo Kas maupun saldo Bank
2. Hanya memperbaiki saldo Kas maupun saldo Bank
3. Hanya memperbaiki saldo perkiraan Kas

Diantara ketiga cara tersebut di atas, maka cara yang pertama merupakan cara yang paling umum dan paling baik dipakai. Dengan cara ini maka semua penyebab perbedaan antara saldo perkiraan Kas dengan saldo laporan Bank dapat diketahui :

Bukti transaksi yang terkait dengan Kas dan Bank yaitu sebagai berikut :

1. Bukti penerimaan kas dan bank
2. Bukti pengeluaran kas dan bank
3. Formulir permintaan kas (Cash Recuest Form)
4. Cek (Cheque)
5. Bilyet giro.

Bentuk Rekonsiliasi Bank :

Rekonsiliasi Bank dapat disusun dalam bentuk :

1. Skontro/Horizontal (Account form), dalam bentuk ini saldo perkiraan Kas dan saldo laporan Bank diperbaiki dengan letak sebelah menyebelah/horizontal.
2. Laporan/Vertikal/halaman (Report form), dalam bentuk ini saldo perkiraan Kas dan Saldo laporan Bank diperbaiki dengan letak Vertikal

Ayat penyesuaian setelah rekonsiliasi bank :

Apabila rekonsiliasi Bank selesai disusun, maka agar saldo perkiraan Kas sesuai dengan saldo yang sebenarnya, maka setiap jumlah yang mempengaruhi saldo perkiraan Kas (baik menambah/mengurang) harus dijurnal.

Adapun prinsip pembuatan ayat jurnal penyesuaian tersebut sebagai berikut :

1. Debet : Kas, sebesar jumlah seluruh pertambahan (yang menambah saldo kas) Kredit : Perkiraan-perkiraan, sumber pertambahan kas tersebut
2. Debet : Perkiraan-perkiraan, yang menyebabkan pengurangan kas Kredit : Kas, sebesar jumlah seluruh pengurangan (yang mengurangi Saldo Kas)

Kemudian perlu ditekankan, bahwa dalam menyusun rekonsiliasi Bank harus ditulis :

1. Nama Perusahaan
2. Kata “Rekonsiliasi Bank”
3. Tanggal penyusunan

 

Contoh

Pada tanggal 31 Maret 1980 : Toko “MACOA” milik Tuan Mangadar menerima laporan dari Bank Dagang Negara yang menunjukkan Saldo sebesar Rp 3.666.000,- pada tanggal yang sama menunjukkan Saldo sebesar Rp 3.333.000,-. Setelah diadakan pemeriksaan sebagai berikut:

Sumber: Guru Pembelajar XII  OTKK