1. Portofolio kepegawaian merupakan kumpulan dari dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, seperti data diri pegawai, ijazah, surat keputusan, dan lain-lain.
2. Ada beberapa tujuan yang diharapkan dari adanya sistem portofolio kepegawaian, yaitu
sebagai berikut.
a. Tersusunnya dokumen kepegawaian secara lengkap.
b. Tertatanya dokumen kepegawaian dengan lebih rapi.
c. Mencegah hilangnya dokumen kepegawaian.
d. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan di bidang kepegawaian.
e. Memudahkan dalam penyediaan informasi kepegawaian.
f. Memudahkan dalam pencarian dokumen.
3. Beberapa fungsi dari portofolio kepegawaian, yaitu sebagai berikut.
a. Sebagai bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purnatugas.
b. Sebagai bukti/dokumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai.
Sebagai bukti kinerja.
4. Beberapa prinsip dokumentasi portofolio kepegawaian, yaitu:
a. perencanaan:
b. ketepatan waktu;
c. akurasi data,
d. kelengkapan informasi;
e. keterbacaan dokumen;
f. kepraktisan dokumen; dan
g. penataan dokumen.
5. Untuk menyusun dokumen portofolio yang berkaitan dengan kepegawaian, Anda harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
a. Menentukan tujuan.
b. Menentukan isi dokumen.
c. Menentukan tempat yang akan digunakan.
d. Mengumpulkan bahan/dokumen.
6. Klasifikasi portofolio kepegawaian adalah suatu kelompok/golongan yang sama menurut kaidah atau standar yang ditetapkan. Klasifikasi/pengelompokan portofolio atau dokumen
kepegawaian, yaitu:
a. formasi pegawai:
b. penerimaan pegawai;
c. pengangkatan pegawai;
d. pembinaan karier pegawai;
e. penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai,
f. mutasi pegawai;
g. administrasi pegawai,
h. kesejahteraan pegawai;
i. pemberhentian pegawai/pensiun,
j. perselisihan/sengketa kepegawaian;
k. pemberian tanda jasa/penghargaan;
l. data kepegawaian;
m. dokumentasi kepegawaian; dan
n. berkas perorangan Pegawai Negeri Sipil
7. Penyimpanan dokumen kepegawaian adalah kegiatan penataan dokumen kepegawaian baik dokumen fisik maupun image document (digital), dalam media yang telah ditentukan.
8. Data fisik adalah penyimpanan dokumen portofolio berupa kertas, surat, gambar, dan lain-lain yang disimpan dalam tempat tertentu dan menggunakan sistem penyimpanan
tertentu.
9. Data digital adalah penyimpanan dokumen dalam bentuk dignal berupa file atau data
komputer atau hasil scanning dari dokumen/data fisik.
10. Sistem penyimpanan portofolio kepegawaian, yaitu sebagai berikut.
a. Sistem abjad (alphabetical filing system).
b. Sistem subjek (subjectical filing system).
c. Sistem tanggal (chronological filing system)
d. Sistem wilayah (geographical filing system).
e. Sistem nomor (numerical filing system).
11. Tata naskah kepegawaian PNS adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai CPNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun, berupa surat-surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.
12. Nomor Induk Pegawai (NIP) adalah nomor yang diberikan kepada PNS sebagai identitas yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir PNS, tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS, jenis kelamin, serta nomor urut.
13. Untuk dokumen kepegawaian dalam bentuk digital, pemindaian dapat dilakukan melalui beberapa kegiatan, yaitu:
a. tahap pra-scanning;
b. tahap scanning, dan
c. tahap pasca-scanning
Daftar Pustaka:
Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian XII 2019
Penulis: Sri Endang R., Sri Mulyani, dan Suyetty
Tidak ada komentar