1. Pengertian Laporan dari segi etimologi atau asal usul bahasa, laporan (report, Bahasa Inggris) berasal dari bahasa Latin portare yang berarti mengangkut atau membawa.
Pengertian Laporan: (Wursanto, 2006: 288)
a. Laporan adalah alat komunikasi yang memuat beberapa kesimpulan atau rekomendasi-rekomendasi mengenai fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki.
b. Suatu bentuk penyampaian informasi, baik secara lisan maupun tulisan dari seorang bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan, wewenang, dan tanggung jawab yang ada diantara mereka.
c. Laporan adalah suatu bahan informasi dari hasil pengolahan data atau hasil suatu penelitian, penyelidikan atau riset terhadap suatu masalah.
Dalam organisasi, laporan merupakan salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi, selain surat, pengumuman, memorandum, surat edaran, surat keputusan, dan sebagainya. Laporan yang dibuat bisa menjadi acuan dan bahan pertimbangan pimpinan dalam menjalankan organisasi dan mengambil keputusan.
2. Fungsi Laporan (Sedarmayanti, 2009: 257)
Laporan yang tepat memiliki peranan penting bagi organisasi, yaitu antara lain:
a. Salah satu alat pertanggungjawaban dari pihak yang satu kepada yang lain
b. Salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, komunikasi dan koordinasi yang setepat-tepatnya.
c. Salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian, dan pengambilan keputusan.
d. Salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengalaman
3. Syarat-syarat kualitas laporan (Sedarmayanti, 2009: 258)
a. Laporan harus benar dan obyektif
b. Laporan harus jelas dan cermat
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran
d. Laporan harus lengkap
e. Laporan harus tegas dan konsisten
f. Laporan harus tepat pada waktunya
g. Laporan harus tepat penerimaannya
4. Syarat-syarat penulis laporan (Sedarmayanti, 2009: 260)
Agar laporan memenuhi syarat-syarat kualitas laporan, maka diperlukan syarat-syarat bagi penyusun laporan, yaitu
a. Menguasai masalah yang dilaporkan
b. Mempunyai minat dan kesanggupan, obyektif, teliti, memiliki analisa yang baik, kooperatif dan wawasan yang luas.
c. Menggunakan bahasa tertulis yang baik
d. Menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah dimengerti
5. Langkah-langkah pokok pembuatan laporan
a. Menentukan perihal (subyek)
b. Mengumpulkan data, Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode observasi, metode angket atau metode interview.
c. Mengklasifikasikan data.
d. Evaluasi dan Pengolahan Data
e. Kerangka Laporan:
1) Pendahuluan, terdiri dari:
maksud dan tujuan laporan
masalah pokok yang dilaporkan
pendekatan dan sistematika laporan
2) Batang tubuh Laporan, merupakan isi pokok laporan terdiri dari: data pelaksanaan kegiatan; fakta tentang tujuan yang telah dicapai; masalah yang dihadapi serta pembahasan atau analisa masalah.
3) Kesimpulan
4) Saran
5) Lampiran dan sumber bahan
6. Sistematika laporan
Sistematika laporan membuat laporan yang ditulis tersaji secara sistematis. Penyajiannya dapat menggunakan:
1) Sistem desimal (digit system) yang merupakan angka arab
1. ……………………….
1.1. ………………………………..
1.2. ………………………………….
dan seterusnya
2) Sistem gabungan angka dan huruf
I. ……………………….
A. ………………………
1. ………………………
2. ……………………..
a……………………
b. …………………..
dan seterusnya
7. Macam-macam Laporan (Sutrisno, Tjarliasih: 2007)
a. Laporan ditinjau dari segi waktu penyajiannya
1) Laporan Rutin atau Laporan Berkala, laporan yang dibuat secara rutin menurut periode tertentu.
2) Laporan Insidental, yaitu laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu tidak terjadwal.
b. Laporan ditinjau dari segi penyampaian
1) Laporan Lisan,
2) Laporan Tertulis,
3) Laporan Visual,
c. Laporan ditinjau dari segi bentuknya
1) Laporan berbentuk surat,
2) Laporan berbentuk formulir,
3) Laporan berbentuk karangan,
d. Laporan ditinjau dari sifat penyajiannya:
1) Laporan informal,
2) Laporan Formal.
e. Laporan ditinjau dari segi maksudnya:
1) Laporan Informatif,
2) Laporan Rekomendasi,
Laporan rekomendasi dapat berupa:
Laporan Pertanggungjawaban.
Laporan Analitis,
Laporan Perkembangan
Laporan studi kelayakan.
Keamanan isinya, laporan ini terbagi dalam:
(1) Laporan biasa,
(2) Laporan rahasia,
(3) Laporan sangat rahasia,
f. Laporan berdasarkan kesempurnaan isinya:
1) Laporan pendahuluan/sementara,
2) Laporan akhir (paripurna),
g. Laporan berdasarkan jangkauannya:
1) Laporan Intern,
2) Laporan ekstern,
h. Laporan berdasarkan jumlah penerimanya:
1) Laporan terbatas,
2) Laporan tidak terbatas,
i. Laporan berdasarkan bentuk laporannya:
1) Berbentuk formulir,
2) Berbentuk memorandum,
3) Berbentuk surat,
4) Berbentuk naskah,
5) Berbentuk buku,
j. Laporan berdasarkan luas lingkupnya:
1) Laporan umum,
2) Laporan khusus, yaitu laporan yang memberi gambaran secara terperinci mengenai hal yang khusus. Kekhususan dapat didasarkan pada:
(a) masalah atau sasaran yang dilaporkan,
(b) periode,
(c) wilayah/daerah,
Tidak ada komentar