1. Penilaian Arsip
Penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk
mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan manfaat
kepada pengambilan kebijakan perusahaan.
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan
berapa lama arsip tersebut disimpan di file aktif dan file in aktif serta
apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk
menjadi arsip statis ke Arsip Nasional.
Penilaian arsip dapat mempergunakan kriteria penilaian ALFRED, yaitu :
a. Administrative Value (Nilai Administrasi)
b. Legal Value (Nilai Hukum)
c. Financial Value (Nilai Uang)
d. Research Value (Nilai Penelitian)
e. Education Value (Nilai Pendidikan)
f. Documentary Value (Nilai Dokumentasi)
Nilai ALFRED berkisar antara 0 % s.d. 100 %, dengan penggolongan
arsip sebagai berikut :
1. Arsip Vital (90 % s.d. 100 %) merupakan arsip yang sangat penting
bagi kehidupan organisasi/bisnis dan tidak dapat digantikan kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau
dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contohnya : Akte Pendirian Perusahaan, Sertifikat Tanah dan
Bangunan
2. Arsip Penting (50 % s.d. 89 %), arsip ini melengkapi bisnis rutin dan
dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama. Arsip ini disimpan
dalam file aktif selama 5 tahun dan di file inaktif selama 25 tahun.
Contohnya : Bukti-bukti keuangan (bukti transaksi)
3. Arsip Berguna (10 s.d. 49 %), arsip jenis ini berguna sementara dan
dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan dalam file aktif
selama 2 tahun dan di file in aktif selama 10 tahun
Contohnya : Surat Pesanan
4. Arsip Tidak Berguna (0 % s.d. 10%), arsip ini dapat dimusnahkan
sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan selama
3 bulan di file aktif.
Contohnya : Undangan Rapat
2. Memilih Sistem Penyimpanan Arsip
Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama
dengan kantor yang lainnya, maka jenis surat-suratnya pun juga
beragam, sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukannya. Dalam penerapan sistem kearsipannya pun berbesa-beda, ada kantor yang
menggunakan sistem abjad, ada kantor yang menggunakan sistem
subjek, wilayah, tanggal dan sebagainya. Bahkan ada pula kantor yang
memadukan sistem yang satu dengan sistem yang lainnya.
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteriakriteria sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan dan digunakan,
b. Hemat tenaga dan peralatan,
c. Hemat waktu,
d. Hemat biaya,
e. Sederhana,
f. Fleksibel dan mudah dikembangkan,
g. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.
Sebelum memilih sistem kearsipan apa yang akan digunakan, alangkah
baiknya memperhatikan hal-hal berikut ini, yaitu:
1. Sistem Abjad, cocok digunakan untuk kriteria berikut ini :
Jika arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian.
Arsip kepegawaian lebih mudah dan lebih sering dicari
berdasarkan nama pegawai.
Contoh : Unit kerja Kepegawaian
Untuk menyimpan arsip nama pelanggan, nama keanggotaan
Contoh : Perpustakaan, Bank
Dengan kata lain identitas arsip lebih dikenal dengan nama
2. Sistem Subjek, sangat cocok digunakan, apabila :
Kantor/instansinya besar, baik dari sisi gedungnya maupun dari
ruang lingkup pekerjaannya
Kantor yang besar pada umumnya mempunyai ruang lingkup
pekerjaan yang banyak, terdiri dari banyak masalah. Dan
biasanya kantor yang besar pengelolaan kearsipannya
menggunakan sistem gabungan. Artinya pengelolaan arsip ada yang dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing sesuai dengan
kepentingannya, yang pada umumnya merupakan arsip aktif,
sedangkan pengelolaan arsip inaktif pengelolaannya
dilaksanakan secara terpusat. Sehingga arsip-arsip yang berada
pada sentral arsip banyak berasal dari unit-unit kerja yang
berbeda masalahnya.
Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu
kantor/instansi adalah sentralisasi (Terpusat) dan campuran.
Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam
pengelolaan kearsipannya, berarti semua surat baik aktif maupun
in aktif dikelola oleh satu unit kearsipan sebagai pusatnya.
Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan
surat-surat dengan aneka ragam permasalahan, misalnya ada
arsip tentang bidang kepegawaian, keuangan, pemasaran dan
sebagainya.
Tetapi jika menggunakan desentralisasi sistem subjek kurang
cocok, karena setiap unit kerja menangani sendiri arsip-arsipnya,
sedangkan arsip-arsip yang dikelola oleh unit kerja tersebut
hanyalah arsip-arsip yang menyangkut bidang unit kerjanya saja.
Misalnya, bagian kepegawaian tentu saja arsip-arsip yang
dikelolanya adalah yang menyangkut bidang kepegawaian saja.
3. Sistem Tanggal, sangat cocok digunakan apabila :
Menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya
pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang
terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun dan sebagainya.
Sehingga bukti-bukti juga disusun secara urutan tanggal
Contoh : Bagian Keuangan
4. Sistem Wilayah, sangat cocok digunakan apabila :
Suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah
Contoh : Perusahaan Transportasi, Bank
Suatu perusahaan mempunyai bidang tugas yang berkaitan
dengan luar negeri
Contoh : Perusahaan Export – Import
Suatu perusahaan mempunyai daerah pemasaran yng cukup luas
di seluruh daerah
Contoh : Kantor Pos, Jasa Titipan Kilat dan sebagainya
5. Sistem Nomor, sangat cocok digunakan apabila :
Suatu kantor yang penanganan surat-suratnya banyak
menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang
melekat pada suatu nama
Cotnoh :
Rumah sakit : Nomor Identitas Pasien
Kantor Pos : Nomor Kode Pos
Bank : Nomor Rekening
Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
PLN : Nomor Rekening Listrik
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor baik swasta
maupun pemerintah yang menggabungkan sistem penyimpanan yang satu
dengan yang lain. Hal yang demikian tidak perlu menjadi masalah, asalkan
dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat
penyimpanan dan penemuan kembali dilakukan lebih mudah dan lebih
cepat.
Contoh :
Sistem subjek digabungkan dengan sistem abjad
Subjek utama dan Sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub
sub subjek terdiri dari nama orang
Sistem Subjek digabungkan dengan sistem tanggal
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi subsub subjek berdasarkan tanggal surat
Sistem Tanggal digabungkan dengan sistem abjad
Arsip mula – mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip
pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama
korespondensi
3. Menghitung Angka Pemakaian Arsip
Penilaian arsip merupakan dasar kebijakan dalam melaksanakan
penyusutan dan penghapusan arsip yang dapat dinyatakan dengan
prosentase angka pemakaian arsip, yaitu dengan rumus :
Angka Pemakaian = Jumlah Permintaan Surat (Pemakaian) x 100%
Jumlah Arsip
Suatu arsip dinilai baik, apabila :
a. Prosentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15 %),
b. Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat
(bernilai),
c. Masih aktif membantu jalannya perusahaan/oroganisasi.
4. Menghitung Angka Kecermatan.
Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering dicari kembali karena akan
dipergunakan untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari berarti
arsip tersebut masih mempunyai manfaat yang besar. Jika arsip tidak
tersimpan dengan baik maka arsip dapat hilang sehingga pada saat
dibutuhkan arsip tidak dapat ditemukan.
Angka Kecermatan = Jumlah Arsip yang Tidak Ditemukan x 100%
Jumlah Arsip yang Ditemukan
Sistem penyimpanan yang baik apabila angka kecermatan tidak melebihi
dari 0,5 %. Apabila angka kecermatan mencapai 3 % atau lebih maka mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan arsipnya, yang
mencakup sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang digunakan,
ketrampilan petugas/personil, prosedur pemakaian arsip dan kebijakan
pemindahan dan pemusnahan arsip
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar