4. Membuat Surat-Surat Niaga/Bisnis Bahasa Indonesia

 

1. Pengertian Surat Niaga
Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli barang/jasa antara komunikator dengan komunikannya.
Selain itu surat niaga juga adalah surat-surat yang banyak dipakai untuk kegiatan niaga, baik untuk keperluan yang menyangkut jual-beli barang atau jasa maupun untuk memperlancar proses perniagaan itu sendiri. Penggunaan surat niaga merupakan aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh perusahaan yang bergerak dalam dunia usaha. Misalnya, PT, Fa, CV, toko, dealer, agen, dan lain-lain.
2. Jenis-Jenis Surat Niaga
a. Surat Perkenalan
b. Surat Permintaan Penawaran
c. Surat Penawaran
d. Surat Pesanan
e. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
f. Surat Pengaduan/Klaim/Tuntutan
g. Surat Jawaban Pengaduan
h. Surat Pengiriman Pembayaran
i. Surat Penagihan
j. Surat Penangguhan Pembayaran
k. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

4. Membuat Surat Promosi Penjualan
Promosi penjualan adalah cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khalayak ramai terhadap sesuatu dengan sengaja. Melalui suatu penyajian yang menarik diharapkan perhatian orang akan dapat dipengaruhi atau sekurang-kurangnya orang menjadi mengetahui produk yang dimaksud. Oleh karena itu promosi penjualan memegang peranan penting dalam dunia usaha umumnya dan dunia niaga khususnya.
5. Membuat Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar dapat diketahui oleh calon pembeli. Maksud dari pengiriman surat itu adalah agar calon pembeli memberikan sambutan yang baik sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menuju transaksi. Sebenarnya dalam surat penawaran itu sudah ada unsur penawaran yang sifatnya terselubung. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Penawaran Terlampir XX)

6. Membuat Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pihak penjual yang isinya meminta penawaran. Dalam surat permintaan penawaran barang, biasanya calon pembeli menanyakan:
a. Nama dan jenis barang, harga satuan, potongan, pembayaran, dan cara penyerahan.
b. Ciri-ciri khusus/spesifikasi barang: ukuran, kualitas, layanan purnajual misalnya service gratis, garansi, dan lain-lain.
Selain itu calon pembeli kadang-kadang meminta daftar harga dan katalog juga leaftet atau brosur. Calon pembeli kadang-kadang juga meminta contoh barang yang sesungguhnya. (Bentuk Surat Permintaan Penawaran Terlampir XXI)

7. Membuat Surat Pesanan
Surat pesanan atau surat beli adalah surat dari pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu. Surat ini dibuat berdasarkan pada hal-hal berikut.
a. Adanya penawaran
b. Iklan
Persediaan habis (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Pesanan Terlampir XXII)

8. Membuat Surat Pengiriman Pesanan
Surat pengiriman pesanan yaitu surat yang dikirimkan penjual kepada pembeli untuk memberitahukan tentang pengiriman pesanan (barang). Surat pengiriman pesanan/barang biasanya digunakan bila jarak antar penjual dan pembeli cukup jauh (antar propinsi, antar pulau atau antar negara). Apabila jarak antara penjual dan pembeli relatif dekat (satu kota atau antar kota) biasanya cukup dengan surat pengantar barang untuk bukti penerimaan barang yang nantinya ditanda tangani oleh pemesan bila barang sudah diterima. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Pengiriman Pesanan Terlampir XXIII)

9. Membuat Surat Penagihan
Kata tagihan kata dasarnya adalah tagih yang berarti meminta (memperingatkan, mendesak) supaya membayar (piutang, pajak, iuran dan sebagainya). Dalam kamus Bahasa Indonesia disebutkan bahwa bila ditambah akhiran -an, menjadi tagihan yaitu pendapat menagih uang dan sebagainya yang harus ditagih, surat-surat peringatan pembayaran utang (peringatan) supaya membayar (piutang). Surat penagihan adalah surat peringatan secara tertulis agar yang bersangkutan memenuhi janji/membayar hutangnya. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Penagihan Terlampir XXIV)

10. Membuat Surat Penangguhan Pembayaran
Surat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang isinya minta penangguhan pembayaran karena belum dapat menepati persetujuan yang telah ditentukan. Misal dalam syarat pembayaran ada ketentuan “Setelah barang sampai di gudang pembeli, artinya barang-barang yang dikirim penjual harus sampai di gudang pembeli, setelah itu pembeli melaksanakan kewajibannya.”
Surat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli berisi permintaan penangguhan pembayaran. Mengapa pembeli meminta penangguhan pembayaran? Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :
a. Karena cash pembeli kosong.
b. Karena barang yang dijual pembeli belum dibayar atau relasi belum membayar. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Penangguhan Pembayaran Terlampir XXV)

11. Membuat Surat Pengaduan
Pengaduan berarti “menuntut”, yang artinya “meminta” keras (setengah mengharuskan supaya dipenuhi) atau bisa dikatakan juga mempertahankan haknya atas sesuatu ataupun berusaha dengan berdaya upaya untuk mencapai sesuatu yang diharapkan oleh pembeli. Jadi surat pengaduan/claim itu dapat diberi pengertian sebagai berikut:
a. Surat yang dikirim dari pembeli kepada penjual yang berisi pernyataan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan pesanan disertai dengan tuntutan penyelesaiannya;
b. Surat yang dikirim oleh penerima barang kepada penjual barang sehubungan dengan barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaiannya;
(Bentuk dan Bagian-bagian Surat Pengaduan Terlampir XXVI)

12. Membuat Surat Balasan Pengaduan
Yang dimaksud surat balasan pengaduan adalah surat jawaban atas pengaduan yang dikirim oleh pihak pembeli yang berisikan penyelesaian atas pengaduan tersebut.
Sebelum membalas surat pengaduan, pihak penjual harus meneliti dan menyelidiki kebenaran dari pengaduan tersebut. Bila kesalahan ternyata ada pada pihak pembeli, pihak penjual tidak boleh bersikap tidak sopan, karena akan merusak hubungan baik yang telah terjalin. Jika kesalahan terletak pada pihaknya sendiri, penjual harus mengakuinya kemudian merundingkan untuk mencari penyelesaian yang adil dan baik
Adapun tujuan surat balasan pengaduan adalah:
1) Untuk menyelesaikan masalah yang terjadi atas pengiriman pesanan barang.
2) Untuk menghilangkan rasa ketidakpuasan pembeli atas pelayanan yang telah diberikan. (Bentuk dan Bagian-bagian Surat Balasan Pengaduan Terlampir XXVII)

13. Sampul Surat
Sampul (amplop) merupakan pelindung surat. Penggunaannya harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang digunakan. Misalnya, sampul surat empat persegi digunakan untuk kertas kuarto dan amplop panjang digunakan untuk kertas berukuran folio. (Macam-macam sampul surat Terlampir XXVIII)

14. Teknik Melipat Surat
Kerapian surat perlu dijaga agar tidak kusut ketika dimasukkan ke dalam sampul. Untuk itu, agar dapat dimasukkan dengan rapi dan tepat ke dalam sampul, surat harus dilipat. Melipat surat tidak boleh sembarangan. Tata cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas dan kepentingannya. Berikut ini macam-macam lipatan surat yang sering digunakan:(terlampir XXIX)

Sumber: Guru Pembelajar