1. Peraturan Perundang-Undangan Tentang Arsip Perundang-undangan Republik Indonesia yang mengatur tentang arsip tertuang pada Undang-Undang Republik Indonesia (UU RI) Nomor 43 Tahun 2009 dan petunjuk pelaksanaannya pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia (PP RI) No. 28 Tahun 2012. (Lihat lampiran 1 dan 2).
2. Pengertian Arsip
Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani yaitu archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu, atau dalam bahasa Belanda yaitu archief yang berarti warkat.
Pengertian arsip menurut beberapa ahli, antara lain:
a. The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Perkantoran” menjelaskan bahwa arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan terencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Sir Hillary Jenkinson, dalam bukunya yang berjudul “A Manual of Archives Administration” menjelaskan bahwa arsip adalah dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administrasi dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dengan kata lain, suatu arsip dapat dikatakan baik jika memenuhi syaratsyarat sebagai berikut :
a. Autentik,
Maksudnya adalah arsip harus memilliki struktur, isi dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip diciptakan dan diciptakan oleh orang aatau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
b. Terpercaya,
Maksudnya adalah arsip harus mempunyai informasi yang dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
c. Lengkap,
Maksudnya adalah arsip harus memiliki informasi yang lengkap sesuai dengan kegiatan atau faktanya.
d. Dapat digunakan.
Maksudnya adalah arsip harus memiliki nilai guna sehingga dapat dijadikan informasi atau sebagai bahan pertimbangan/rujukan dalam pengambilan kebijakan.
Sehingga tujuan dari penyelenggaraan pengelolaan arsip adalah:
a. Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman,
b. Mudah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan,
c. Menghindari pemborosan tenaga dan waktu,
d. Menghemat tempat penyimpanan,
e. Menjaga kerahasiaan informasi,
f. Menjaga kelestarian arsip,
g. Menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.
3. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dikelompokkan berdasarkan :
a. Bentuk fisiknya, yaitu :
1) Arsip yang berbentuk lembaran, seperti surat, faktur, kuitansi, dll.
2) Arsip yang berbentuk non lembaran, seperti flashdisk, disket, micro film, dll.
b. Masalahnya, yaitu :
1) Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti surat lamaran pekerjaan, daftar riwayat hidup, surat tugas, dll.
2) Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan, seperti daftar agen dan distributor, daftar harga barang, prosedur penjualan, dll.
3) Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi, seperti prosedur pengolahan produk/barang, jenis bahan baku, standar kualitas barang, dll.
4) Financial record, yaitu arsip yang berhubungan dengan catatancatatan tentang masalah keuangan, seperti tanggal jatuh tempo pembayaran, daftar piutang, cek, giro, dll.
5) Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris, seperti catatan tentang keadaan fisik barang atau lokasi barang, catatan tentang barang-barang inventaris kantor, dll.
c. Kepemilikannya, yaitu:
1) Milik lembaga pemerintahan
a) Arsip yang berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
b) Arsip yang berada di Arsip Nasional Daerah (Pemda Tingkat I)
2) Instansi pemerintah/swasta
a) Arsip primer dan sekunder (asli dan tindasan/copy carbon)
b) Arsip sentral dan unit (terpusat dan tersebar pada bagian/unit organisasi)
d. Sifatnya, yaitu :
1) Arsip Biasa
Yaitu arsip yang semula penting, tetapi pada akhirnya tidak berguna lagi setelah arsip tersebut telah diinformasikan, seperti surat tagihan, surat lamaran kerja.
2) Arsip Penting
Yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama, surat kontrak kerja, surat perjanjian jual beli.
3) Arsip Tidak Penting
Yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi saja, seperti surat edaran/pemberitahuan, surat undangan.
4) Arsip Sangat Penting (Vital)
Yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah), seperti naskah sumpah pemuda, naskah proklamasi, naskah piagam Jakarta.
5) Arsip Rahasia
Yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu/berkepentingan saja dalam suatu organisasi, seperti arsip penilaian kinerja pegawai, arsip strategi pemasaran.
e. Fungsinya, yaitu :
1. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari adaministrasi Negara.
2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari adaministrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi 3 yaitu :
a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang sering dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor.
b. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih dibutuhkan.
c. Arsip In Aktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang dipergunakan, hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan saja.
4. Nilai Guna Arsip
Arsip sebagai sumber informasi bagi organisasi/perusahaan dalam rangka menjalankan roda usahanya, memiliki nilai guna antara lain:
a) Nilai Penerangan, yaitu arsip mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi atau pemberitahuan, seperti surat edaran/pengumuman.
b) Nilai Historis, yaitu arsip dapat menggambarkan suatu ssepertejarah/kejadian pada masa lampau, seperti teks Sumpah Pemuda.
c) Nilai Yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam sebuah peristiwa hukum, seperti surat perjanjian kerjasama.
d) Nilai Ilmiah, yaitu arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, seperti hasil riset/penelitian.
e) Nilai Fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan, seperti faktur pajak
5. Asas Pengelolaan Arsip
Kegiatan pengelolaan arsip dalam organisasi dapat dilakukan dengan beberapa pilihan asas pengelolaan arsip sesuai dengan tipe organisasi yang bersangkutan, antara lain:
a. Asas Sentralisasi Yaitu kegiatan pengelolan arsip yang dilakukan secara terpusat (sentral) pada unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.
Keuntungan dari penggunaan asas sentralisasi adalah:
1) Adanya keseragaman sistem dan prosedur,
2) Resiko arsip hilang menjadi kecil karena arsip dikelola oleh tenaga khusus (profesional) dibidangnya,
3) Penggunaan ruangan dan peralatan menjadi lebih efisien dan efektif,
4) Meminimalisir adanya arsip ganda karena akan segera diketahui apakah arsip tersebut asli atau duplikasi,
5) Kegiatan penyusutan arsip lebih mudah dan terprogram,
6) Memudahkan pengawasan.
b. Asas Desentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh masing-masing unit/bagian dalam organisasi.
Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi adalah :
1) Unit kerja dapat menggunakan sistem kearsipan sesuai dengan bidang pekerjaannya,
2) Proses kerja akan lebih lancar karena arsip dapat lebih mudah ditemukan,
3) Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan karena di setiap unit terdapat bagian arsip.
c. Asas Desentralisasi Terkendali
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi. Pada asas ini, pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh setiap bagian/unit, sedangkan untuk pengelolaan arsip inaktif diserahkan kepada pusat sentral arsip/unit kearsipan.
Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi terkendali adalah :
1) Adanya keseragaman prosedur dan tata kerja,
2) Proses kerja menjadi lebih lancar karena arsip aktif berada di unit/bagian masing-masing,
3) Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dengan arsip inaktif,
4) Memudahkan pengawasan dan pembinaan.
6. Peralatan Kearsipan
Yaitu alat atau sarana yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip, yang mempunyai fungsi antara lain :
a. Sebagai sarana penyimpanan arasip,
b. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip,
c. Sebagai pelindung arsip dari bahaya kerusakan.
Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan kearsipan, antara lain :
a. Filing Cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang.
b. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar.
c. Lemari Arsip
Adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau stopmap.
d. Rak Arsip
Adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file.
e. Stopmap Folio
Adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.
f. Map Snelhecter
Adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
g. Folder
Adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam box arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai TAB (Bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
h. Hanging Map
Adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
i. Ordner
Adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator
j. Guide
Adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
k. Stepler
Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas
l. Perforator, dll.
Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar