1. Bukti transaksi merupakan dokumen yang dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan dan penyusunan transaksi keuangan.
2. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil meliputi bukti kas keluar atau cek perusahaan.
a. Bukti kas keluar merupakan bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai perusahaan, misalnya pembayaran gaji karyawan, pembelian barang secara tunai, pembentukan kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil.
b. Cek merupakan surat perintah dari nasabah pemegang rekening bank yang telah menandatangani cek kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau pihak yang disebutkan di dalamnya atau kepada pemegang cek, untuk diuangkan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, baik secara tunai maupun pemindahbukuan.
3. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pemakaian dana kas kecil, meliputi surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas
kecil, nota kontan, dan kuitansi.
a. Surat permintaan pengeluaran kas kecil merupakan dokumen yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil pada saat akan melakukan pemakaian dana kas kecil.
b. Bukti pengeluaran kas kecil merupakan dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
c. Nota kontan merupakan bukti pembelian barang secara tunai, seperti pembelian alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, dan lain sebagainya yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.
d. Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang.
4. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pengisian kembali dana kas kecil, meliputi surat permintaan pengisian dana kas kecil (SP2D) dan
bukti pengeluaran kas kecil.
5. Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
a. Sistem abjad, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan abjad.
b. Sistem tanggal, yaitu sistem peyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun terjadinya transaksi.
c. Sistem nomor, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor.
d. Sistem wilayah, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen transaksi yang berpedoman pada wilayah.
6. Sistem penyimpanan dokumen transaksi dana kas kecil dibagi menjadi sistem penyimpanan sentralisasi (terpusat), desentralisasi (menurut bagian), dan kombinasi.
7. Berikut adalah jenis-jenis peralatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen transaksi dana kas kecil.
a. Lemari arsip merupakan alat penyimpan dokumen transaksi yang terbuat dari kayu, aluminium, atau baja tahan api. Lemari arsip terdiri atas dua jenis, yaitu filing cabinet
dan lateral filing cabinet.
b. Map arsip, umumnya terbuat dari karton, kertas tebal, atau plastik. Jenis map arsip yang digunakan untuk mengarsipkan dokumen transaksi adalah stopmap folio, map snelhecter, folder, hanging folder, ordner, alat sortir, dan guide.
8. Peralatan pendukung penyimpanan dokumen transaksi adalah mesin penjilid, stapler, perforator, mesin pemotong kertas, dan mesin penghancur dokumen.
9. Penghitungan fisik dana kas kecil tidak dilakukan oleh pemegang dana kas kecil, tetapi oleh internal auditor perusahaan dan disaksikan oleh dua orang atau lebih. Tujuan dari penghitungan fisik dana kas kecil adalah memastikan bahwa saldo kas kecil menurut penghitungan fisik sama dengan saldo kas kecil menurut catatan mutasi dana kas kecil.
10. Jika saldo kas kecil menurut penghitungan fisik lebih besar daripada saldo kas kecil menurut catatan maka disebut selisih kas lebih (cash overage) dan akan dicatat sebagai pendapatan. Jika saldo kas kecil menurut penghitungan fisik lebih kecil daripada saldo kas kecil menurut catatan maka disebut selisih kas kurang (cash shortage) dan akan dicatat sebagai beban.
11. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya selisih kas kecil tersebut, antara lain sebagai
berikut.
a. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.
b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan
uang kembali.
c. Adanya uang palsu.
d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal.
e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.
12. Jika pada akhir periode tidak ditemukan penyebab terjadinya selisih kas kecil, pencatatan selisih kas kecil dilakukan sebagai berikut.
a. Selisih kas lebih, dicatat dalam jurnal dengan mendebit kas kecil dan mengkredit selisih kas kecil.
b. Selisih kas kurang, dicatat dalam jurnal dengan mendebit selisih kas kecil dan mengkredit kas kecil.
Daftar Pustaka
Otomatisasi Tata Kelola Keuangan XII 2018
Penerbit: Erlangga
Penulis: Dra. Dwi Harti, M.Pd., Kusmayadi, S.E., M.Si., Ak., CA
Tidak ada komentar