1. Pengertian penyusutan arsip berdasarkan PP No. 34 Tahun 1979
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
dalam lingkungan organisasi,
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
c. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia) atau BAD (Badan Arsip Daerah)
2. Tujuan penyusutan arsip
a. Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip.
Setiap hari arsip akan selalu bertambah karena dalam setiap
kegiatan, akan tercipta arsip baru. Jadi dapat dibayangkan
tumpukan arsip kian hari kian menjulang. Hal ini tentu membutuhkan
ruangan, peralatan juga tenaga arsiparis yang lebiih banyak lagi,
yang berarti biaya yang dikeluarkan juga akan bertambah besar dan
semakin sulitnya arsip ditemukan. Tetapi dengan adanya kegiatan
penyusutan arsip maka efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip
akan lebih baik.
b. Menjamin tersedianya informasi dan bernilai guna,
Dengan kegiatan penyusutan maka hanya arsip yang memiliki nilai
guna saja yang disimpan, sedangkan arsip yang tidak memiliki nilai
guna akan disusutkan sehingga tidak terjadi penumpukan arsip yang
akan berakibat pada mudahnya dalam pencarian kembali arsip.
c. Menjamin keselamatan dan bahan pertanggungjawaban nasional.
Dengan kegiatan penyusutan, maka sistem penyimpanan menjadi
lebih efektif, perawatan dan pemeliharaan juga lebih mudah,
termasuk juga pengawasan arsip, sehingga arsip-arsip dapat lebih
terjamin keamanannya, mencegah terjadinya kerusakan dan
hilangnya arsip, apalagi jika arsip tersebut sebagai bahan
pertanggungjawaban.
3. Teknik penyusutan arsip
Dalam kegiatan pengelolaan arsip, hendaknya dibuat Jadwal Retensi
Arsip yaitu suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka
penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah.
Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para
pejabat yang memahami benar tentang kearsipan, fungsi dan organisasi
kegiatanya.
Sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979, maka kegiatan penyusutan arsip
dapat dilakukan melalui kegiatan :
a. Pemindahan Arsip
Apabila suatu kantor atau perusahaan mengelola kearsipannya
berdasarkan asas kombinasi sentralisasi – desentralisasi berarti
selama arsip tersebut masih aktif maka arsip tersebut dikelola dan
disimpan pada unit kerja masing-masing dan apabila arsip tersebut
sudah masuk ke dalam file inaktif maka arsip dikelola dan disimpan
pada unit arsip senral (pusat).
Waktu memindahkan arsip aktif dari unit kerja masing-masing ke
arsip inaktif di unit sentral arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.
Arsip Aktif transfer Arsip In Aktif
Arsip Unit Kerja Unit Sentral Arsip
Pemindahan berarti berpindahnya tempat dan pengawasan arsip
yang bersangkutan dari Unit Kerja kepada Unit Sentral Arsip. Cara
pemindahannya adalah :
1. Petugas membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar
Jenis Arsip yang akan diserahkan (Daftar Pertelaan),
2. Penandatangan Berita Acara tersebut oleh pihak yang
menyerahkan dan pihak yang menerima.
b. Penyerahan Arsip
Apabila sudah sampai pada waktunya (sesuai dengan Jadwal
retensi Arsip) maka arsip-arsip in aktif akan dimusnahkan, hanya
untuk arsip in aktif yang mempunyai nilai nasional saja yang tidak
dimusnahkan tetapi diserahkan kepada Arsip Nasional untuk
disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya
bangsa. Arsip ini disebut arsip statis. Atau dengan kata lain, arsip
statis adalah arsip yang masih mempunyai kegunaan sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak digunakan lagi
untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional,
ditetapkan dalam PP No. 34 Th. 1979 tentang penyusutan arsip,
sebagai berikut :
1. Arsip yang disimpan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau
Badan-badan Pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan
kepada Arsip Nasional Pusat,
2. Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Nasional Daerah harus
diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah (sekarang Badan
Kearsipan Daerah),
3. Penyerahan arsip sebagai mana dimaksud di atas dilakukan
sekurang-kurangnya satu kali dalam 10 tahun, serta
dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip
yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang
diserahkan.
c. Pemusnahan Arsip
Yaitu kegiatan menghapus keberadaan arsip dari tempat
penyimpanannya atau tindakan penghancuran secara fisik yang
dilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah dan juga
dapat dilakukan oleh unit kearsipan.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
1. Pembakaran arsip,
2. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas,
3. Penghancuran dengan penggunaan bahan kimia.
Prosedur Pemusnahan Arsip adalah sebagai berikut :
1. Seleksi Arsip
2. Pembuatan Daftar Jenis Arsip yang akan dimusnahkan (Daftar
Pertelaan )
3. Pembuatan Berita Acara Pemusnahan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan 2 orang saksi
Pemusnahan dilakukan oleh penanggung jawab kearsipan dengan
2 orang saksi dari pejabat hukum dan pemusnahan. Mereka nanti
yang akan menandatangani Berita Acara Pemusnahan dan Daftar
Pertelaan.
Dokumen pemusnahan arsip, diantaranya :
1. Surat rekomendasi tim
2. Surat Persetujuan Kepala ANRI
3. Surat Keputusan Direktur Instansi terkait
4. Berita Acara
5. Daftar Arsip yang dimusnahkan
Sumber: Guru Pembelajar
Tidak ada komentar