Administrasi kepegawaian pada dasarnya adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Hal ini dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau perlengkapan dari administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personal (Depdikbud, 1994:41).
1. Perumusan Administrasi Kepegawaian Adapun administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:
a. Sebagai Ilmu
b. Sebagai Proses
c. Sebagai Fungsi
d. Sebagai Seni
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara.
Kegiatankegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi;
1. analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
2. rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
3. training;
4. penggajian;
5. employee counselling;
6. personnel relations;
7. disiplin dan moral; dan
8. catatan kepegawaian.
Prinsip-Prinsip Kepegawaian
Prinsip-prinsip kepegawaian ada berbagai macam, yaitu:
a. Prinsip Kemanusiaan
b. Prinsip Demokrasi
c. The Right Man on the Right Place
d. Equal Pay for Equal Work
e. Prinsip Kesatuan Arah
f. Prinsip Kesatuan Tujuan
g. Prinsip Komando
h. Prinsip Efisiensi dan Produktivitas Kerja
i. Prinsip Disiplin
j. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab (Job Description)
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi administrasi Kepegawaian dibagi menjadi 2 (dua), antara lain sebagai berikut:
a. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
b. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian
1. Perencanaan Pegawai
2. Pengorganisasian Kepegawaian
c. Pengarahan Pegawai
Ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti. Aturan-aturan itu setidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja. Aturan-aturan tersebut di antaranya sebagai berikut:
1. Menjelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai.
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian kinerja dilakukan secara objektif.
4. Jika memungkinkan, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda. Hal ini dikarenakan tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya.
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan.
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai, tetapi dapat terus berkembang.
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan, sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, dan faktor lain yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
Azas-Azas Pegawai ASN/PNS
Dalam menjalankan tugasnya, pegawai ASN harus berdasarkan pada asas, antara lain;
a. Azas kepastian hukum,
b. Azas profesionalitas
c. Azas proporsionalitas
d. Azas keterpaduan
e. Azas delegasi
f. Azas netralitas,
g. Azas akuntabilitas,
h. Azas efektif dan efisien,
i. Azas keterbukaan,
j. Azas nondiskriminatif,
k. Azas persatuan dan kesatuan,
l. Azas keadilan dan kesetaraan,
m. Azas kesejahteraan,
Adapun tujuan dari pembinaan pegawai negeri adalah sebagai berikut:
1. Diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna.
2. Meningkatkan mutu dan keterampilan serta memupuk kegairahan kerja.
3. Diarahkan menuju terwujudnya komposisi pegawai, baik dalam jumlah maupun mutu serasi dan harmonis.
4. Agar terwujud pegawai yang setia dan taat kepada Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 dan terwujud aparatur yang bersih dan berwibawa.
5. Agar terwujud suatu iklim kerja yang serasi dan menjamin terciptanya kesejahteraan jasmani maupun rohani secara adil dan merata.
6. Diarahkan kepada penyaluran, penyebaran, dan pemanfaatan pegawai secara teratur, terpadu, dan berimbang.
7. Diarahkan kepada pembinaan dengan menggunakan sistem karier dan sistem prestasi kerja (Musanef, 1980:34).
Tujuan Administrasi
Kepegawaian Efisiensi, efektifitas, dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat setinggitingginya ialah tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan peran sumber daya manusia serta peran sumber daya bukan manusia (Makmur, 2008:60).
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu sebagai berikut:
1. Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/ rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan yang tersedia.
2. Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur dalam meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan, pendidikan formal, dan keterampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
4. Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan dengan memperhatikan pola karir.
5. Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.
6. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik atau good governance.
Ruang Lingkup Administrasi
Kepegawaian Dalam instansi pemerintah, administrasi kepegawaian tidak lepas dari kegiatan administrasi secara keseluruhan. Lingkup kegiatan administrasi kepegawaian antara lain penerimaan, penempatan, pengembangan, dan pemberhentian tenaga kerja dalam rangka memenuhi kebutuhan organisasi sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, sasaran dan ruang lingkup kegiatan ini sekaligus memberikan pengertian administrasi kepegawaian.
Kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut:
1. Staffing, meliputi penyaringan, interviu, pengangkatan, analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, promosi, mutasi, dan perluasan pekerjaan
2. Pembinaan, meliputi bimbingan, penilaian kepegawaian, inventarisasi, kontrol pemindahan, pelayanan kesehatan, pencegahan kecelakaan, kesejahteraan pegawai, dan sebagainya.
3. Hubungan Kepegawaian, meliputi hubungan serikat kerja dengan organisasi serikat kerja lainnya atau hubungan anatara serikat kerja dengan perusahaan, perundingan kontrak kerja, keluhan buruh, perwasitan (apabila terjadi perselisihan), dan sebagainya.
4. Latihan dan Pengembangan, meliputi job training, latihan kepeminpinan, pengembangan kepemimpinan, latihan khusus atau latihan kerja sebelum menduduki suatu jabatan, dan sebagainya.
5. Kompensasi, meliputi gaji atau upah, tunjangan, bonus, pembagian laba, hadiah, dan sebagainya.
6. Komunikasi Kepegawaian, meliputi buku petunjuk, saluran komunikasi, pengendalian gosip, keluh kesah, mendengarkan keluhan, survey tingkah laku modal, dan pengharapan.
7. Organisasi, meliputi penyusunan struktur organisasi, penggunaan saluran organisasi formal dan informal, dan mengatasi akibat yang ditimbulkan dari perubahan organisasi.
8. Administrasi, meliputi penjelasan dan penafsiran mengenai otoritas, konsultasi, partisipasi, gaya kepemimpinan, dan sebagainya.
9. Kebijaksanaan Kepegawaian dan Pelaksanaannya, meliputi penentuan, kebijaksanaan, strategi, dan perencanaan kebutuhan tenaga.
10. Tinjauan, Perhitungan, Penelitian, meliputi program laporan dan pencatatan, evaluasi kebijaksanaan dan program, pengujian teori, inovasi, percobaan, serta analisis biaya dan keuntungan. (OTKP XI)
Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Keuangan Dra. Nur Ainiyah, MM
Tidak ada komentar