Bentuk Struktur Organisasi

 

 A. Pengertian Organisasi

Secara etimologi, istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “organon” atau dalam bahasa latin “organum” yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Sementara itu, secara definisi, organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu: kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

Kamus Administrasi
Dalam kamus administrasi, dinyatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Organisasi memiliki ciri-ciri, diantaranya:
• 1. Terdiri atas sekelompok orang, yakni dua orang atau lebih
• 2. Terdapat kerja sama yang berlangsung di dalamnya, dan
• 3. Memiliki tujuan hendak dicapai bersama
• Ada lima fakta yang terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran
• 1. Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup sumber daya manusia yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal maupun informal
• 2. Interaksi dalam sistem sosial tersebut tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik yang berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi
• 3. Sebagai suatu sistem terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik, baik dalam organisasi internal maupun eksternal
• 4. Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu yang menjadi alasan dari tindakannya
• 5. Interaksi sosial yang terjadi dalam manajemen perkantoran juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama

Berdasarkan lima fakta tersebut, dapat dikemukakan bahwa
• 1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses interaksi antara orang-orang di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor
• 2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, menyajikan informasi, dan merawat aset perusahaan
• 3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf, alokasi tugas, dan tanggung jawab dalam mengolah data dan informasi untuk membuat keputusan, serta merawat aset perusahaan

B. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor
Prinsip-prinsip organisasi
1. Prinsip perumusan tujuan
• Peran sebuah tujuan
• a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa
• b. Landasan organisasi
• c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan
• d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi
2. Prinsip pembagian kerja
Keharusan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pekerjaan
3. Prinsip pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Rentang manajemen
5. Tingkat pengawasan
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
7. Koordinasi

Penyelia atau lebih dikenal dengan istilah supervisor adalah seseorang yang diberikan tugas dalam sebuah perhimpunan perusahaan sebagaimana ia mempunyai kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya

C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kerangka dan tata susuna perwujudan pola tetap hubungan antara tiap bagian, fungsi-fungsi, serta posisi atau orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi antara lain:
• 1. Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur organisasi sehingga mudah melakukan koordinasi di setiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan dalam suatu organisasi
• 2. Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan monitoring dan pengendalian
• 3. Menunjukan hubungan antar bagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab
• 4. Memeberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota terhadap pimpinan atau atasan yang telah memberikan wewenang yang harus dipertanggungjawabkan

D. Bentuk-Bentuk Organisasi
1. Organisasi garis lini
Pada bentuk organisasi garis lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana
Kelebihan dari bentuk organisasi garis lini
• a. Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
• b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
• c. Rasa kesetiakawanan antar pegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal
• Kekurangan dari bentuk organisasi garis lini
• a. Seluruh organisasi sangat tergantung pada satu orang
• b. Biasanya pimpinan cenderung otoriter
• c. Pegawai lebih sulit untuk berkembang
2. Organisasi garis dan staf
Pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas
Kelebihan dari bentuk organisasi garis dan staf
• a. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli
• b. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
• c. Lebih mudah untuk menerapkan konsep the right man on the right place
• Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf
• a. Kesetiakawanan antar pegawai sulit dibina karena luasnya organisasi sehingga karyawan tidak saling mengenal
• b. Koordinasi sulit dilakukan karena rumitnya susunan organisasi
3. Organisasi fungsional

Seorang pemimpin tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut
Kelebihan dari bentuk organisasi fungsional
• a. Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas
• b. Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan
• c. Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal karena masing- masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya
Kekurangan dari struktur organisasi fungsional
• a. Sulit melakukan tour of duty karena para pegawai telah terspesialisasi
• b. Para pegwai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi
• c. Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan

Daftar pustaka
Administrasi Umum
Penulis : Sri Endang R., Sri Mulyani, Suyeti
Erlangga 2018