Fungsi-Fungsi Administrasi

 

A. Pengertian Manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno menagement yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur". Secara etimologis, manajemen berasal dari kata manage (Inggris), maneggiare (Italia), dan bersumber dari kata latin "manus" yangberarti "tangan". Selain itu, kata ini dapat juga diartikan sebagai "memimpin, membimbing, dan mengatur.
Manajemen adalah suatu proses kegaiatan untuk mencapai suatu tujuan yang dilakukan dengan menggerakan orang-orang.
Manajemen risiko merupakan gabungan dari dua kata, yaitu manajemen dan risiko. Istilah manajemen risiko dapat diartikan sebagai pengelolaan suatu tindakan untuk meminimalisasi kegagalan.

B. Administrasi dan Manajemen
Pendapat yang menyamakan arti administrasi dan manajemen
• a. Willianm H. Newman menyatakan bahwa apa yang dimaksud dengan administrasi termasuk pula dalam arti manajemen
Pendapat yang membedakan arti administrasi dan manajemen
• a. Dalton E. McFarland menyatakan administrasi ditujukan pada penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaanya, sedangkan manajemen ditujukan pada pelaksanaan kegiatan untuk menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan 

Berdasarkan gambar tersebut, kita dapat mencermati beberapa hal berikut
• 1. Administrasi terdiri atas organisasi dan manajemen
• 2. Inti dari administrasi adalah manajemen karena manajemen merupakan alat administrasi
• 3. Inti dari manajemen adalah kepemimpinan karena kepemimpinan merupakan motor dari semua sumber dan alat-alat yang tersedia bagi suatu organisasi
• 4. Inti dari kepemimpinan adalah pengambilan keputusan (decision making) karena kepemimpinan sangat bergantung pada apa yang diputuskan oleh pimpinan/manajer
• 5. Inti dari pengambilan keputusan adalah hubungan antar manusia (human relatios) karena dalam mengambil sesuatu keputusan, pemimpin harus selalu mempertimbangkan hubungan antar manusia terutama yang ada dalam organisasi (misalnya antara pimpinan dan bawahan)  

C. Fungsi-Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen merupakan tugas yang dilaksanakan secara sistematis dan terorganisir untuk mencapai tujuan organisasi yang dilakukan oleh manajer pada kegiatan manajemen.
George R. Terry: Planning, Organizing, Actuating, Controlling. (POAC)
• 1. Planning (Perencanaan)
Proses menentukan apa yang ingin dicapai dan cara mencapainya yang didasarkan pada metode atau logika tertentu dan rasional
• 2. Organizing (Pengorganisasian)
Proses mengatur dan mengalokasikan tugas, pekerjaan, wewenang, dan peran-peran, termasuk koordinasi hubungan antar bagian, baik secara vertikal maupun horizontal dalam satu struktur yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan
3. Actuating (Pelaksanaan)
Usaha menggerakan anggota kelompok, sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan
4. Resourcing (Pengaturan Sumber Daya)
Pengaturan sumber daya dalam memfasilitasi sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan pencapaian tujuan organisasi
5. Communicating (Komunikasi)
Kegiatan mengomunikasikan semua informasi yang berkaitan dengan tugas, fungsi, dan tanggung jawab kepada semua sumber daya yang ada
6. Leading (Kepemimpinan)
Kegiatan memengaruhi atau menggerakan perilaku manusia anggota organisasi, baik secara individu maupun kelompok, serta mengarahkan mereka dalam pelaksanaan tugas-tugas.
7. Motivating (Pemberian Motivasi)
Kegiatan memberikan motivasi, inspirasi, semangat dan dorongan kepada pegawai melalui pemahaman motivasi yang ada di dalam dan di luar diri pegawai
8. Controlling (Pengawasan)
Proses pengukuran pelaksanaan kerja atau kinerja aktual dengan membandingkan hasil dan standar organisasi, serta tujuan
9. Coordinating (Koordinasi)
Salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan dan kekosongan kegiatan dengan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan
10. Staffing (Melengkapi Tenaga Kerja)
Salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak tahap merekrut tenaga kerja, pengembangannya, sampai dengan usaha agar setiap pegawai berdaya guna maksimal bagi perusahaan
11. Commanding/Directing (Memerintah)
Fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing
12. Budgeting (Menyusun Anggaran)
Fungsi manajemen berupa pengikhtisaran sistem anggaran keuangan, baik itu sistem anggaran keuangan, baik itu sistem untuk jangka pendek, menengnah, maupun panjang.
13. Reporting (Pelaporan)
Salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau pemberian keterangan mengenai segala hal dan kegiatan yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi
14. Forecasting (Peramalan)
Merupakan kegiatan meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan
Guna melaksanakan manajemen secara efektif dan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, diperlukan alat-alat (tools). Tools tersebut dikenal dengan 6M yang terdiri atas:
• 1. Man (Manusia)
• 2. Materials (Bahan-bahan)
• 3. Machines (Mesin-mesin)
• 4. Methods (Metode-metode)
• 5. Money (Uang)
• 6. Market (Pasar)

D. Asas-asas Manajemen Perkantoran
Penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan kantor, administrasi perkantoran, atau pekerjaan kantor.
1. Asas sentralisasi
Sistem pekerjaan yang menerapkan asas ini:
• a. Penerimaan, pengiriman surat, penggolongan, dan penggalian, serta penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan
• b. Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan
• Kriteria asas ini:
• a. Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen yang mantap
• b. Adanya jaminan kerahasiaan informasi, khususnya yang terkait dengan kebijakan
• c. Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah (saling berdekatan)
Kelebihannya:
• a. Pengawasan mudah dilakukan
• b. Prosedur lebih mudah diseragamkan
• c. Penggunaan alat dan perabot lebih hemat
• d. Beban kerja dapat dibagi secara merata
• e. Pengguanaan tenaga kerja dapat diatur lebih luwes
• f. Kemungkinan hilangnya arsip atau salah menyimpan kecil sekali terjadi karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip (profesional)
• g. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan
Kelemahannya:
• a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan
• b. Bagi perusahaan yang divisi-divisinya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien
• c. Petugas di pusat belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan dan kebutuhan-kebutuhan unit kerja di divisi lain sehingga pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan

2. Asas desentralisasi
Kelebihannya:
• a. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan
• b. Penumpukan pekerjaan dapat dihindari
• c. Dapat memperlancar pekerjaan poko bagi instansi yang mempunyai unit-unit tersebut
• Kelemahannya:
• a. Memerlukan biaya cukup besar karena keperluan alat lebih banyak
• b. Memerlukan tenaga yang lebih banyak dan biaya yang besar untuk menggaji pegawai
• c. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar
• d. Kemungkinan banyak dokumen yang ganda
• e. Pengawasan menjadi kurang maksimal
3. Asas desentralisasi terkendali (gabungan)
Satuan organisasi yang menangani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas pokok sebagai berikut:
a. Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan, antara lain:
• 1) Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu formulir, dan blanko
• 2) Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan, dan mesin-mesin kantor
b. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya
Kelebihannya:
• 1. Adanya keseragaman prosedur dan tata kerja
• 2. Proses kerja lancar karena dokumen berada di unit pengolah
• 3. Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan tidak aktif
• 4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya
• 5. Pegawai di unit kerja dapat bertambah
Kelemahannya:
• 1. Dapat diselenggarakan di dua tempat sehingga peralatan yang digunakan cukup banyak
• 2. Kemungkinan adanya dokumen/arsip ganda sangat besar terjadi
• 3. Membutuhkan tenaga lebih banyak

Daftar pustaka
Administrasi Umum
Penulis : Sri Endang R., Sri Mulyani, Suyeti
Erlangga 2018