A. Pengertian Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip sendiri dapat diartikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya
B. Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip memiliki beberapa manfaat, yakni sebagai berikut
• 1) Arsip dapat tertata dengan rapi
• 2) Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan
• 3) Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara
• 4) Mudah dalam perawatan
• 5) Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan
• 6) Mudah dalam penyusutannya, karena dapat diketahui mana arsip yang memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak
C. Macam-Macam Sistem Penyimpanan
Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di kantor, baik pemerintah maupun swasta, yaitu:
• 1) sistem abjad (alphabetical filling system),
• 2) sistem subjek (subjectical filling system),
• 3) Sistem tanggal (chronological filing system)
• 4) Sistem wilayah (geographical fillin g system)
• 5) sistem nomor (numerical filling system)
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
a. Pengertian sistem abjad
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi.
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:
• 1) nama lebih mudah diingat oleh siapapun
• 2) petugas menginginkan agar dokumen disimpan dengan nama yang sama
• 3) dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
• 4) jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
Keuntungan sistem abjad
• 1) Dokumen berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
• 2) Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
• 3) Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
• 4) Mudah diterapkan
Kerugiaannya
• 1) Kode pada surat menggunakan nama belakang sehingga ketika mencari dokumen seseorang, petugas arsip harus mengetahui nama belakang orang tersebut
• 2) Surat-surat yang berhubungan satu sama lain, tetapi memiliki nama pengirim yang berbeda, akan disimpan di tempat yang terpisah dan berjauhan
• 3) Harus menggunakan peraturan mengindeks
• 4) Banyak orang yang memiliki nama yang sama sehingga petugas harus lebih teliti
b. Peraturan mengindeks
Indeks dapat diartikan sebagai sarana penemuan kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan naskah/berkas melalui penunjukan suatu tanda pengenal, yang dapat membedakan arsip terebut dengan yang lainnya. Secara singkat, indeks dapat dikatakan sebagai tanda pengenal arsip.
c. Daftar klasifikaksi abjad
Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan nama orang/badan/organisasi, seara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Nama terdiri atas beberapa macam
• 1) Nama perorangan
• 2) Namaa perusahaan
• 3) Instansi pemerintah
• 4) Nama organisasi dan perhimpunan
d. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem abjad
• 1) Filling cabinet
• 2) Guide
• 3) Hanging folder
• 4) Alat sortir
e. Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad
• 1) Memeriksa surat/berkas
• 2) Mengindeks surat/berkas
• 3) Mengode surat/berkas
• 4) Menyortir surat
• 5) Menempatkan surat/berkas
• 6) Prosedur penemuan kembali
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat
• a) Menentukan judul surat
• b) Menetukan indeks
• c) Menentukan kode/surat
• d) Mencari arsip di tempat penyimpanan
• e) Mengambil arsip
• f) Memberikan arsip kepada peminjam
• g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
2. Sistem Subjek (Subjectical Filling System)
a. Pengertian sistem subjek
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat
b. Daftar klasifikasi subjek
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek
• 1) Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
• 2) Semua arsip yang bersubjek sama akan terkumpul di tempat yang sama, sedangkan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakan berdekatan
• 3) Mengusahakan agar arsip dapat ditemukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula, secara mudah, cepat dan tepat
Daftar klasifikasi subjek dapat dibagi menjadi daftar klasifikasi subjek standar dan daftar klasifikasi subjek buatana sendiri. Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan daftar klasifikasi subjek murni dan daftar klasifikasi subjek berkode.
3) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem subjek
• a) Filling cabinet
• b) Guide
• c) Hanging folder
• d) Kartu indeks
• e) Kartu tunjuk siang
• f) Rak sortir
• g) Cardex
4) Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek
• a) Memeriksa berkas
• b) Mengindeks
• c) Mengode
• d) Menyortir
• e) Menempatkan
5) Prosedur penemuan kembali
• a) Tentukan subjek dari surat yang dicari
• b) Menentukan indeks subjek surat dengan cara mencocokan antara subjek surat dan daftar klasifikasi subjek
• c) Menentukan kode surat
• d) Mencari arsip pada tempat penyimpanan
• e) Mengambil arsip jika arsip yang ditemukan adalah arsip yang tepat
• f) Memberikan arsip pada peminjam
• g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
Langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya
• a) Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat
• b) Indekslah nama tersebut
• c) Tentukan kodenya
• d) Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, di belakang guide Wi
• e) Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks
• f) Cocokan kode tersebut
• g) Cari arsip tersebut
• h) Ambil arsip tersebut
• i) Serahkan arsip
• j) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
3. Sistem Tanggal (Chronological Filling System)
a. Pengertian sistem tanggal
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
b. Keunggulan dan kelemahan sistem tanggal
Kelebihan sistem tanggal
• 1) Sistemnya sederhana karena urutan tanggal sudah jelas dan pasti
• 2) Cocok digunakan untuk arsip yang berkaitan dengan bidang keuangan
• 3) Mudah untuk diterapkan
Kelemahannya
• 1) Orang cenderung tidak mudah mengingat tanggal dibandingkan nama dan masalah sehingga dapat menyulitkan dalam pencarian arsip
• 2) Kurang cocok diterapkan di perusahaan besar yang volume suratnya banyak
c. Daftar klasifikasi tanggal
Terdiri atas susunan
• Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
• Bulan (subtanggal) sebagai kode guide
• Tanggal (sub-subtanggal) sebagai kode hanging folder
d. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal
• 1) Filling cabinet
• 2) Guide
• 3) Hanging folder
• 4) Kartu indeks
e. Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal
• 1) Memeriksa surat/berkas
• 2) Mengindeks
• 3) Mengode
• 4) Menyortir
• 5) Menempatkan
f. Prosedur penemuan kembali
Langkah-langkah menemukan surat/arsip
• 1) Tentukan identitas
• 2) Cari arsip
• 3) Lihat arsip
• 4) Berikan arsip
• 5) Simpan lembar pinjam arsip
Langkah-langkah menemukan surat/arsip jika identitas tanggal tidak diketahui
• 1) Tentukan identitas
• 2) Indekslah nama tersebut
• 3) Tentukan kode
• 4) Carilah kartu indeks
• 5) Lihatlah kartu indeks
• 6) Ambillah arsip yang dimaksud
• 7) Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• 8) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
• 9) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file
4. Sistem Wilayah (Geogreaphical Filling System)
a. Pengertian sistem wilayah
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat
b. Keunggulan dana kelemahan sistem wilayah
Keunggulan sistem wilayah
• 1) Apabila letak wilayah telah diketahui, surat akan mudah dicari
• 2) Cocok digunakan untk perusahaan-perusahaan yang mempunyai cabang-cabang perwakilan di daerah lain
Kelemahan sistem wilayah
• 1) Wawasan petugas tentang pengetahuan wilayah harus luas
• 2) Terkadang, penulisan alamat di dalam surat tidak lengkap sehingga membuat petugas kesulitan dalam mengelompokkan dan menyimpan surat
• 3) Perlu adanya pemetaan wilayah untuk mengetahui batas-batas wilayah yang menjadi wewenangnya
c. Daftar klasifikasi wilayah
• 1) Menurut nama negara
• 2) Menurut nama pembagian wilayah administrasi negara
• 3) Menurut wilayah administrasi khusus
d. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem wilayah
• 1) Filling cabinet
• 2) Guide
• 3) Hanging folder
• 4) Cardex
• 5) Kartu indeks
• 6 ) Rak sortir
e. Prosedur penyimpanan sistem wilayah
Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem wilayah
• 1) Memeriksa surat/berkas
• 2) Mengindeks
• 3) Mengode
• 4) Menyortir
• 5) Menempatkan
f. Prosedur penemuan kembali
Langkah-langkah penemuan kembali arsip
• 1) Tentukan judul/caption
• 2) Indekslah nama tersebut
• 3) Tentukan kode
• 4) Cari kartu ineks
• 5) Lihat kode surat
• 6) Cocokkan kode
• 7) Cari surat pada tempat penyimpanan
• 8) Ambil surat tersebut
• 9) Berikan kepada peminjam
• 10) Simpan lembar pinjam
5. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
a. Pengertian sistem nomor
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri atas
• 1) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
• 2) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
• 3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit
b. Keunggulan dan kelemahan sistem nomor
Keunggulan
• 1) Cocok digunakan untuk segala macam surat/dokumen
• 2) Kerahasiaan surat lebih terjamin karena tidak semua orang paham tentang sistem nomor
Kekurangan sistem nomor
• 1) Harus menggunakan daftar klasifikasi nomor karena sangat sulit untuk mengingat nomor
• 2) Waktu yang diperlukan lebih lama untuk menemukan arsip karena harus melihat lebih dahulu pada daftar klasifikasi
c. Macam-macam sistem penyimpanan berdasarkan nomor
1) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
• a) Daftar klasifikasi Dewey
• b) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem nomor Dewey
• 1) Filling cabinet
• 2) Guide
• 3) Hanging folder
• 4) Kartu indeks
• 5) Rak sortir
c) Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor Dewey
• 1) Memeriksa berkas
• 2) Mengindeks
• 3) Mengode
• 4) Menyortir
• 5) Menempatkan
d) Prosedur penemuan kembali
• 1) Jika kode surat yang ingin dicari
• 2) Cari arsip pada tempat penyimpanan
• 3) Ambil surat
• 4) Berikan kepada peminjam
• 5) Simpan lembar pinjam arsip
2) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
a) Daftar klasifikasi nomor seri
b) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem nomor seri
• 1) Filling cabinet
• 2) Guide
• 3) Hanging folder
• 4) Kartu indeks
• 5) Buku nomor
c) Prosedur penyimpanan arsip nomor seri
• 1) Memeriksa berkas
• 2) Mengindeks
• 3) Mengode
• 4) Menyortir
• 5) Menempatkan
d) Prosedur penemuan kembali
• 1) Cari kode nomor arsip
• 2) Cari arsip
• 3) Ambil arsip
• 4) Berikan kepada peminjam
• 5) Simpan lembar pinjam
3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit
a) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem nomor terminal digit
Perlatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
• 1) Filling cabinet
• 2) Guide
• 3) Hanging folder
• 4) Kartu indeks
• 5) Buku arsip
b) Prosedur penyimpanan
• 1) Memeriksa berkas
• 2) Mengindeks
• 3) Mengode
• 4) Menyortir
• 5) Menempatkan
c) Prosedur penemuan kembali
• 1) Tentukan kode surat yang ingin dicari
• 2) Jika kode surat diketahui, petugas dapat langsung ke tempat penyimpaanan
• 3) Lihat kode surat
• 4) Cari arsip
• 5) Ambil arsip
• 6) Berikan kepada peminjam
• 7) Simpan lembar pinjam
Daftar pustaka
Administrasi Umum
Penulis : Sri Endang R., Sri Mulyani, Suyeti
Erlangga 2018
Tidak ada komentar