A. Pengertian Ruang Kerja Kantor
Istilah tata ruang kerja adalah pengaturan ruang kerja serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kerja yang tersedia sehingga pegawai dapat bekerja dengan nyaman.
The Liang Gie dalam bukunya, Administrasi Perkantoran Modern, mendefinisikan tata ruang sebagai penyusunan alat-alat pada letak yang tepat, serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kerja adalah penyiaan atau penggunaan secara terperinci terhadap peralatan yang ada di dalam suatu kantor.
Beberapa keuntungan perencanaan ruangan kantor yang baik
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik
B. Perencanaan Tata Ruang Kantor
Komponen tersebut meliputi
- Pekerjaan yang harus dilaksanakan
- Proses yang digunakan
- Peralatan mesin yang digunakan
- Ruangan yang tersedia
- Penerangan yang tersedia
- Pegawai yang melaksanakan
C. Tujuan Tata Ruang Kantor
Tujuan dari penataan tata ruang kantor
1) Memberikan kenyamanan kepada pegawai
2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam memberikan pelayanan
6) Memudahkan gerak pegawai dalam bekerja
7) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
8) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
D. Manfaat Tata Ruang Kerja
• 1. Mengoptimalkan penggunaan ruangan yang ada secara efektif
• 2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
• 3. Menjamin efisiensi arus kerja dalam kantor
• 4. Meningkatkan produktivitas para pegawai
• 5. Memberikan kesan positif dan kenyamanan bagi pelanggan perusahaan
• 6. Mengantisipasi kemungkinan pengembangan organisasi di masa mendatang dengan melakukan perencanaan tata ruang yang fleksibel
E. Prinsip dan Asas Tata Ruang Kerja
1. Prinsip tata ruang kerja
- Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan
- Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
- Alur kerja untuk pegawai harus sederhana
- Perlengkapan kantor diletakan dekat pegawai yang menggunakannya
- Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama
- Perhatikan cahaya
2. Asas-asas tata ruang kerja
a. Asas jarak terpendek
b. Asas rangkaian kerja
c. Asas penggunaan seluruh ruangan
d. Asas integrasi kegiatan
e. Asas perubahan susunan tempat kerja
f. Asas keamanan dan kepuasan pegawai
F. Jenis Tata Ruang Kantor
1. Tata ruang kantor tertutup (Closed Plan Office)
Kelebihan dari tata kerja tertutup
a. Menjamin konsentrasi kerja
b. Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia
c. Aktivitas antar pegawai tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan
d. Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebh menghargai pegawai
e. Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan
Kelemahan dari tata kerja tertutup
a. Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan, pengaturan, penerangan, dan biaya peralatan lainnya
b. Hubungan pribadi antarpegawai menjadi kurang erat karena masing-masing dibatasi oeh sekat atau ruang-ruang sehingga menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung
c. Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat
d. Pemakaian ruangan kurang luwes/fleksibel apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi
2. Tata ruang kantor terbuka (Open Place Offices)
• Kelebihan tata ruang kantor terbuka
a. Mudah dalam pengawasan, mengatur cahaya, udara, warna, dan dekorasi
b. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan pengubahan ruangan
c. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja
d. Biaya untuk pemeliharaan ruang kerja lebih hemat
Kelemahan dari tata kerja terbuka
a. Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu, misalnya antarpegawai menjadi sering mengobrol
b. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas
c. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
d. Kemungkinan adanya tumpukan berkas yang berserakan membuat pemandangan menjadi kurang teratur dan rapi
3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama (Landscape Office)
Kelebihan
a. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
b. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan
c. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat meningkat sehingga tujuan organisasi muah tercapai
a. Kelemahan
b. Biaya cukup tinggi untuk membuat taman dan dekorasi lainnya
c. Biaya pemeliharaan ruang kerja tinggi
d. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
4. Tata ruang kantor gabungan (Mixed Offices)
Tata ruang kantor gabungan merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias. Jenis tata ruang ini diciptakan untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari tiga jenis tata ruang yang sebelumnya telah dijelaskan
G. Faktor Penempatan Ruang Kantor
Faktor dalam penempatan ruang kerja
1. Divisi pekerjaan yang penting-penting diletakkan dekat pimpinan
2. Divisi yang sifatnya bertugas melayani publik sebaik-baiknya berada di bagian depan
3. Divisi yang pekerjaannya berkaitan erat dengan divisi lain sebaiknya berada dalam satu tempat, terutama jika gedung perusahaan bertigkat.
4. Divisi yang mengerjakan ketatausahaan dari perusahaan sebaiknya letaknya berada di tengah-tengah divisi lainnya
5. Divisi yang pekerjaannya sering menggunakan mesin berat dan menimbulkan suara bising sebaiknya diletakkan di lantai bawah
H. Cara Menata Ruang Kantor
• 1. Ringkas
• 2. Rapi
• 3. Rawat
• 4. Resik
• 5. Rileks
Daftar pustaka
Administrasi Umum
Penulis : Sri Endang R., Sri Mulyani, Suyeti
Erlangga 2018
Tidak ada komentar