A. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sementara itu, surat kelular adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat dari suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Kerugian jika tidak adanya penanganan surat yang baik:
• 1. Surat dan informasinya bisa hilang
• 2. Kantor menjadi tidak rapih karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
• 3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur
• Manfaat yang diperoleh dengan penanganan surat yang baik
• 1. Surat akan tercatat dengan baik
• 2. Prosedur penanganan surat jelas
• 3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah ditemukan
• 4. Rahasia akan terjaga
B. Pola Kegiatan Administrasi
1. Pola sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.
2. Pola desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor.
C. Perlengkapan DalamPenanganan Surat
Perlengkapan yang harus tersedia dalam penanganan surat
• 1. Baki surat (tray), yakni alat yang berguna sebaagai tempat dari berkas yang ada
• 2. Buku agenda surat masuk dan keluar
• 3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, dan lembar pengantar surat rahasia
• 4. Secretaries desk file, yakni kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
• 5. Alat tulis
• 6. Kertas dan amplop
• 7. Alat pembuka surat
• 8. Stempel
• 9. Buku ekspedisi dan formulir tanda terima
• 10. Lembar disposisi, yakni lembar isian yang mencatat instruksi dari pimpinan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima
D. Prosedur Pencatatan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
• 1. Penerimaan surat
• 2. Penyortiran surat
• 3. Pencatatan surat
• a. Buku agenda tunggal
• b. Buku agenda kembar
• c. Buku agenda berpasangan
• 4. Pengarahan surat
• 5. Penyampaian surat
• 6. Penyimpanan surat
E. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Surat keluar disebabkan oleh tiga faktor, yakni:
• 1. Merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
• 2. Merupakan kebutuhan
• 3. Merupakan informasi
1. Pembuatan konsep surat
Pembuatan konsep dapat dilakukan dengan dua cara
• a. Sentralisasi yakni dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan
• b. Desentralisasi yakni dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing
Pembuatan konsep surat dapat dilakukan denga dua pihak berikut
• a. Atasan atau pimpinan
* Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap, biasanya untuk surat rahasia
* Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik
* Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris
• b. Orang yang ditunjuk (konseptor)
• 2. Persetujuan konsep surat
• 3. Pencatatan surat
• 4. Pengetikan konsep surat
• 5. Pemeriksaan pengetikan
• 6. Penandatanganan surat
• 7. Pemberian cap dinas
• 8. Melipat surat
• 9. Penyampulan surat
• 10. Pengiriman surat
• 11. Penyimpanan surat
Daftar pustaka
Administrasi Umum
Penulis : Sri Endang R., Sri Mulyani, Suyeti
Erlangga 2018
Tidak ada komentar